₁Diese Regelung gilt für alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter i. S. v. § 2 Absatz 1 MVG-EKD i. V. m. § 2 MVG-AG der Körperschaften, Einrichtungen und rechtlich unselbständigen Werke der EKBO, die das Landeskirchenweite Intranet der EKBO (nachfolgend LKI) nutzen. ₂Sie ist in gleicher Weise für die Dienststellenleitungen verbindlich.

₁Die Landeskirche, vertreten durch die Präsidentin oder den Präsidenten des Konsistoriums, betreibt das LKI für die Körperschaften der EKBO. ₂Sie ist die verantwortliche Stelle im Sinne des Datenschutzgesetzes der EKD für das von ihr betriebene LKI.

Verantwortliche und Ansprechpartner:

Verantwortlich für Unterstützung und Support bei Anfragen der Nutzerinnen und Nutzer: CANCOM-UHD (User Help Desk) im Auftrag der EKBO.

₁Verantwortlich für Dienstleistersteuerung und Koordination und Ansprechpartner für die HMAV ist die LKI-Leitung (derzeit Sachgebietsleitung 1.3.2). ₂Die Leitung des LKI steht den Mitarbeitervertretungen als Ansprechpartner in Fragen der Gestaltung des Verfahrens und der Beteiligung zur Verfügung. ₃Sie trägt Verantwortung für die Umsetzung dieser Dienstvereinbarung. ₄In ihrer Funktion nehmen sie insbesondere folgende Aufgaben im Rahmen der prozessbegleitenden Beteiligung wahr:

₁Verantwortlich für die Identifikation von Nutzer:innen sowie die Rechtevergabe sind die Vertrauensinstanzen in den Kirchenkreisen. ₂Jeder Kirchenkreis benennt mindestens eine Person als Vertrauensinstanz und eine weitere als Stellvertretung.

Verantwortlich für die Begleitung der jeweils Zuständigen in Fragen der IT-Sicherheit ist die oder der Beauftragte für IT-Sicherheit im Konsistorium.

Verantwortlich für die Begleitung der jeweils Zuständigen in Fragen des Datenschutzes ist die oder der örtliche Beauftragte für den Datenschutz im Konsistorium.

₁Die Mitglieder des Koordinierungsausschusses sind verantwortlich für die Vorbereitung der Entscheidung von Grundsatzfragen sowie Unterstützung der Beteiligungsprozesse gegenüber den Gremien HMAV und Pfarrvertretung bei Änderungen, insbesondere der Einführung neuer Module für das LKI. ₂Die Ansprechpartnerinnen und Ansprechpartner gemäß 1.3.2 sind an geeigneter Stelle bekannt zu machen.

₁Das LKI wird insbesondere zur Kommunikation der Nutzer:innen untereinander, für die Selbstverwaltung von Terminen (Kalenderfunktion) zur gemeinsamen Bearbeitung und Speicherung von Dokumenten in einer Nutzergruppe zur Verfügung gestellt.

₂Zu diesen Zwecken werden folgende Module im LKI eingesetzt:

₃Die Einbindung weiterer Module oder Ersatz von Modulen durch andere technische Lösungen unterliegt der Mitbestimmung nach dem MVG.EKD, sofern Mitbestimmungstatbestände berührt sind. ₄Die Beteiligten klären jeweils, ob eine Änderung dieser Dienstvereinbarung oder eine eigene Dienstvereinbarung erforderlich ist.

Besondere Ziele dieser Dienstvereinbarung sind:

Die Parteien sind sich einig, dass das LKI auch anderen in der Kirche Beschäftigten, insbesondere Ehrenamtlichen und Pfarrerinnen und Pfarrern, zur Verfügung steht, auch wenn dies kein Regelungsgegenstand dieser Dienstvereinbarung sein kann.

₁Alle künftigen wesentlichen Änderungen des LKI-Verfahrens, wie insbesondere die Nutzung neuer Module, Dienstprogramme, Funktionen und Schnittstellen sowie Änderungen der Erhebung und Verarbeitung von Beschäftigtendaten, sind der HMAV und für den Fall, dass diese Änderungen nur einzelne Dienststellen betreffen, den örtlichen Mitarbeitervertretungen nach Maßgabe des Mitarbeitervertretungsrechts rechtzeitig, umfassend und in angemessener Form mitzuteilen. ₂Die Informationen müssen so erfolgen, dass die HMAV bzw. die zuständigen Mitarbeitervertretungen ihre Mitwirkungs- und Mitbestimmungsrechte effektiv wahrnehmen können. ₃Die Informationen müssen die möglichen Folgen und Auswirkungen der Änderungen ersichtlich und beurteilbar machen.

Änderungen des LKI-Verfahrens bedürfen der Zustimmung der HMAV und erfordern eine entsprechende Dokumentation und Änderung der entsprechenden Dienstvereinbarung bzw. ihrer Anlagen.

₁Die Vertragswerke mit den IT-Dienstleistern, die wesentliche Komponenten des LKI zur Verfügung stellen, werden für die HMAV im Intranet in der jeweils geltenden Fassung hinterlegt. ₂Alle Beteiligten beachten die vertraglichen und gesetzlichen Verschwiegenheitspflichten.

₁Der Koordinierungsausschuss dient dem Ausgleich der Interessen der verschiedenen Beschäftigtengruppen und Dienststellen und der vertrauensvollen Abstimmung der Weiterentwicklung des LKI im Sinne des größtmöglichen Nutzens für alle Beteiligten. ₂Der Ausschuss dient zugleich der Information der HMAV, damit diese ihre Rechte wahrnehmen kann. ₃Zum Koordinierungsausschuss gehören:

₄Der Koordinierungsausschuss gibt sich eine Geschäftsordnung.

₁Die Dienststellenleitung vor Ort soll eine bedarfsgerechte Qualifizierung aller Beschäftigten gewährleisten, die mit dem LKI arbeiten. ₂Die Landeskirche bietet Schulungen an. ₃Die entsprechende Anlage 1 – Schulungskonzept wird dieser Vereinbarung beigefügt.

Die Schulungen werden so konzipiert, dass sie:

₁Die Landeskirche trägt die Kosten der Anwenderschulungen mit Ausnahme der Reisekosten. ₂Die Reisekosten der Nutzerinnen und Nutzer trägt die entsendende Dienststelle.

Dienststellenleitungen und Mitarbeitenden wird ausreichend Informationsmaterial zur Verfügung gestellt, um mit dem LKI effektiv arbeiten zu können.

₁Dienstliche Kommunikation außerhalb der betriebsüblichen Arbeitszeiten ist nicht erwünscht, soweit keine abweichende arbeitsvertragliche Vereinbarung besteht. ₂Eine Pflicht zur ständigen Erreichbarkeit besteht nicht. ₃Anfragen über das Landeskirchenweite Intranet müssen daher auch nicht außerhalb der Arbeitszeit bearbeitet werden.

₁Zur Unterstützung der Nutzer:innen bei der Bedienung des Systems und im Umgang mit Fehlern und sonstigen Problemen der Anwendung des LKI sowie zur nachhaltigen Gewährleistung und Optimierung der Gebrauchstauglichkeit des Systems wird eine Verfahrensbetreuung mit einem Benutzerservice (First Level Support) und einem Änderungsmanagement eingerichtet. ₂Das Konsistorium beauftragt einen Dienstleister mit dem First Level Support. ₃Der Leistungsschein in seiner jeweiligen Fassung (Bestandteil des Vertrages) wird für die HMAV und Pfarrvertretung im Cloudspeicher hinterlegt, vgl. Nr. 3.3.).

₁Die Vertragsparteien sind sich einig, dass zur Umsetzung der Ziele dieser Vereinbarung und für die Gewährleistung einer effizienten, datenschutz- und gesundheitsgerechten sowie gute Arbeitsbedingungen fördernden Nutzung des LKI ausreichende personelle Ressourcen im zuständigen Referat erforderlich sind. ₂Diese Mitarbeitenden müssen über die notwendigen Qualifikationen zur Dienstleistersteuerung sowie zur Gewährleistung eines nachhaltigen, anwenderbezogenen Systems verfügen.

₁Das LKI ist aus datenschutz- und telekommunikationsrechtlichen Gründen grundsätzlich nur für den Dienstgebrauch bestimmt. ₂Zum Dienstgebrauch gehören alle Gespräche und elektronische Kommunikation aus „dienstlichem Anlass“, die die Mitarbeiterin/der Mitarbeiter in Erfüllung des Arbeitsvertrags (oder des Dienstverhältnisses) für die Dienststelle führt. ₃Mitarbeiter:innen können nicht verhindern, dass über die dienstliche E-Mail-Adresse private Nachrichten eingehen. ₄Eingehende private Nachrichten sind umgehend zu löschen und aus dem Papierkorb zu entfernen.

₁Nutzer:innen erhalten eine personalisierte LKI-Zugriffsberechtigung, wodurch gewährleistet wird, dass jede:r Nutzer:in einen persönlichen Zugriff auf die Dienste hat. ₂Ein Zugriff auf das personenbezogene Postfach durch andere Personen ist grundsätzlich nicht erlaubt.

₁Beim Einrichten und Betreiben des LKI sind die datenschutzrechtlichen Vorschriften, insbesondere das Datenschutzgesetz der EKD und die Datenschutzverordnung der EKBO, einzuhalten. ₂Verantwortliche im Sinne des Datenschutzes sind zuvorderst die jeweiligen Dienststellenleitungen. ₃Die Anlage 2 – Katalog der Beschäftigtendaten und Schnittstellenverzeichnis legt eine abschließende Aufstellung fest, welche Beschäftigtendaten zu welchem Zweck an oder von welchem System übermittelt werden dürfen. ₄Ebenso sind die im LKI genutzten Daten der Beschäftigten festgelegt.

₁Es wird sichergestellt, dass die datenschutzrechtlichen Kontrollziele gemäß § 27 DSG-EKD wie insbesondere die Zutrittskontrolle, Zugangskontrolle, Zugriffskontrolle, Eingabekontrolle, Weitergabe sowie Auftrags- und Verfügbarkeitskontrolle effektiv realisiert werden. ₂Die dazu getroffenen technischen und organisatorischen Maßnahmen (TOM) der Dienstleister werden mit den Verträgen zur Einsichtnahme für die HMAV und die Pfarrvertretung hinterlegt (3.3.). ₃Eine Datenschutz-Folgenabschätzung gemäß § 34 DSG-EKD zum LKI wurde erstellt (Anlage 3). ₄Die Stellungnahme des örtlich Beauftragten für den Datenschutz wird als Anlage 4 beigefügt.

₅Die Verarbeitung personenbezogener Daten ist in Anlage 5 – Rechte- und Rollenkonzept festgelegt. ₆Sie beinhaltet eine Darstellung von Zugriffsrechten auf personenbezogene Datenfelder, Funktionen und Auswertungen. ₇Die personenbezogenen Datenfelder werden mit Angaben zur Bezeichnung und zum Inhalt des Datenfelds, zur Rechtsgrundlage oder Zweckbestimmung der Verarbeitung sowie zu Aufbewahrungszeiten und Löschfristen dokumentiert. ₈Überdies sollten Datenfelder und Funktionen (Aktionen) aufgelistet werden, deren Bearbeitung personenbezogen gekennzeichnet wird (wie bei einer Änderungshistorie respektive einem Zeitstempel mit Nutzerkennung).

₉Es wird gewährleistet, dass die Umsetzung der dokumentierten Maßnahmen jederzeit durch die oder den örtliche:n Beauftragte:n für den Datenschutz oder die HMAV überprüft werden kann.

₁Die bei der Nutzung des LKI für Zwecke der Systemsicherheit und des ordnungsgemäßen Betriebs erfassten Benutzerdaten dürfen ausschließlich von den zugriffsberechtigten Personen für diese Zwecke verwendet werden. ₂Zu anderen Zwecken dürfen die Daten nicht verwendet bzw. weitergegeben werden.

₁Alle Personen, die Zugriff auf Beschäftigtendaten bzw. auf Auswertungen mit Beschäftigtenbezug erhalten, werden schriftlich gemäß § 26 DSG-EKD auf das Datengeheimnis verpflichtet. ₂Diese Personen erhalten vorab eine Unterweisung in die Grundsätze des Datenschutzes durch den jeweiligen Arbeitgeber; das LKI-Team fragt dies vor der Einräumung der Rechte als Vertrauensinstanz ab. ₃Weiteres regelt das Rechte- und Rollenkonzept.

₁Auswertungen von personenbezogenen Daten zum Zwecke der Leistungs- und/oder der Verhaltenskontrolle von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern sind unzulässig. ₂Widerrechtlich gewonnene Informationen unterliegen einem Beweisverwertungsverbot. ₃Alle darauf gestützten arbeitsrechtlichen Maßnahmen sind unwirksam. ₄Ein Verstoß gegen diese Bestimmungen kann arbeitsrechtliche bzw. dienstrechtliche Konsequenzen zur Folge haben.

₁Der Zugriff auf personenbezogene LKI-Accounts darf nur in begründeten Fällen des Verdachts der missbräuchlichen Benutzung erfolgen. ₂Liegt ein solcher Verdacht vor, wendet sich die Dienststellenleitung an die zuständige MAV und die LKI-Leitung. ₃Die MAV informiert die HMAV und zieht ggf. eine Vertreterin oder einen Vertreter der HMAV zur Bewertung des Verdachtsfalles hinzu. ₄Die Einsichtnahme unterliegt der Mitbestimmung durch die MAV. ₅Die Einsichtnahme geschieht in einem gemeinsamen Termin der Dienststellenleitung oder der oder dem von ihr benannten Personalverantwortlichen der Dienststelle, der MAV und ggf. der HMAV, dem Datenschutzbeauftragten und einer Administratorin oder einem Administrator.

₆Begründete Fälle sind insbesondere:

₇Eine personenbezogene Auswertung sollte möglichst im Beisein des Betroffenen stattfinden. ₈Über die aus der Öffnung erworbenen Kenntnisse haben die Beteiligten Stillschweigen zu bewahren.

₉Begründete Verdachtsfälle nach Satz 6 werden anonymisiert dokumentiert und alle drei Jahre evaluiert, ob dienststellenspezifische Häufungen auftreten oder ob das Verfahren richtig geregelt ist.

Personenbezogene Protokollierungen von Tätigkeiten sowie sonstige Kennzeichnungen von Daten und Dokumenten mit Informationen zur Identifikation der bearbeitenden Person (i. e. Protokollierung der letzten Bearbeitung oder Änderungshistorien) finden grundsätzlich nur statt, um rechtlichen Anforderungen zu genügen.

₁Die Gewährleistung der Betroffenenrechte (Benachrichtigung, Auskunft, Korrektur, Sperrung, Löschung) ist vollumfänglich sicherzustellen. ₂Den Beschäftigten wird auf Anfrage eine vollständige Auskunft bezüglich der zu ihrer Person gespeicherten Daten und Dokumente unentgeltlich zur Verfügung gestellt.

Das Konsistorium prüft, ob die Muster für die Nutzung privater Endgeräte für das LKI eine Präzisierung bedürfen, und stellt ggf. aktualisierte Muster zur Verfügung.

Abwesenheit, Vertretung und Ausscheiden von Mitarbeiter:innen

₁In Fällen geplanter längerer Abwesenheit (z. B. bei Urlaub, Kur, Weiterbildung) muss ein Abwesenheitsassistent durch die Mitarbeiterin oder den Mitarbeiter eingerichtet und aktiviert werden. ₂Grundsätzlich erhält die genannte Vertretung keinen Zugriff auf das persönliche Postfach. ₃Eine automatische Weiterleitung eingehender E-Mails ist aus Datenschutzgründen nicht erlaubt.

₁Für eine unvorhergesehene längere oder dauerhafte Dienstabwesenheit gilt Nr. 9.6. Sätze 2 bis 6 entsprechend. ₂HMAV und Konsistorium gehen davon aus, dass Funktionspostfächer in zahlreichen Fällen Maßnahmen nach den vorstehenden Sätzen überflüssig machen, und empfehlen Dienststellen und Mitarbeitenden die Einrichtung von Funktionspostfächern.

₁In Fällen dauerhafter Abwesenheit (Ausscheiden aus dem Beschäftigungsverhältnis) ist der LKI-Account spätestens mit dem Datum des Ausscheidens durch die Vertrauensinstanz zu deaktivieren. ₂Nach drei Monaten Inaktivität wird der LKI-Account gelöscht. ₃Für diese Zeit ist vor Ausscheiden durch die Mitarbeiterin oder den Mitarbeiter selbständig der Abwesenheitsassistent zu aktivieren. ₄Bei unplanmäßiger Abwesenheit geschieht dies (künftig) durch die Vertrauensinstanz auf Veranlassung durch die jeweilige Führungskraft (derzeit noch CANCOM, da weder Vertrauensinstanzen noch LKI-Team hierfür die erforderlichen Rechte haben).

₁Der Koordinierungsausschuss prüft, ob für Beschäftigte, deren Tätigkeiten, Informationen und Kommunikation unter das Seelsorgegeheimnisgesetz fallen (Beschäftigte nach § 3 Absatz 1 und 2 SeelGG), abweichende Regelungen notwendig sind. ₂Hierbei sind die Vorschriften des Seelsorgegeheimnisgesetzes, des Datenschutzgesetzes (DSG.EKD) und des Kirchengesetzes zum Schutz vor sexualisierter Gewalt zu berücksichtigen.

Die Anlagen 1 bis 5 sind Bestandteile dieser Dienstvereinbarung.

Änderungen, Ergänzungen oder Nebenabreden zu dieser Dienstvereinbarung bedürfen zu ihrer Gültigkeit der Schriftform.

₁Diese Dienstvereinbarung tritt am 1. Juni 2024 in Kraft und kann mit einer Frist von sechs Monaten zum Monatsende gekündigt werden. ₂Bis zum Abschluss einer neuen Dienstvereinbarung wirken die Regelungen dieser Vereinbarung nach, jedoch längstens für ein Jahr.

₁Sollten einzelne Bestimmungen unwirksam sein oder werden, so berührt dies nicht die Fortgeltung dieser Vereinbarung im Übrigen. ₂Die unwirksame Bestimmung ist durch eine wirksame Bestimmung zu ersetzen, die dem Sinn und Zwecke der Dienstvereinbarung nach dem erkennbaren Willen der Vertragsparteien entspricht. ₃Die Vertragsparteien verpflichten sich in diesem Fall zu sofortiger Verhandlungsaufnahme mit dem Ziel, die unwirksame Regelung einvernehmlich durch eine ihr in der Regelwirkung möglichst gleichkommende wirksame zu ersetzen. ₄Gleiches gilt, wenn es zu Differenzen über die Auslegung kommen sollte.

Ist über einzelne Fragen dieser Dienstvereinbarung kein Einvernehmen zu erzielen, so entscheidet die Einigungsstelle.