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Bezeichnung:

645

Stand/Datum des Downloads:

22.02.2025

Dienstvereinbarung zur Regelung des Betriebs
des Landeskirchenweiten Intranets (LKI)
in der Evangelischen Kirche Berlin-Brandenburg-
schlesische Oberlausitz (EKBO)

Vom 11./18. November 2024

Zwischen

der Kirchenleitung der Evangelischen Kirche Berlin-Brandenburg-schlesische Oberlausitz, vertreten durch die Präsidentin des Konsistoriums (nachfolgend DL),

und

der Hauptmitarbeitervertretung (nachfolgend HMAV), vertreten durch den Vorsitzenden,

wird folgende Dienstvereinbarung geschlossen:

Inhalt

Präambel

1.

Geltungsbereich und Verantwortlichkeiten

2.

Ziele und Zwecke

3.

Beteiligung der Mitarbeitervertretungen

4.

Koordinierungssausschuss

5.

Schulungen, Informationsmaterial

6.

Recht auf Nichterreichbarkeit

7.

Benutzerservice

8.

Private Nutzung

9.

Datenschutz und Datensicherheit

10.

Abwesenheit, Vertretung und Ausscheiden von Mitarbeiter:innen

11.

Seelsorge

12.

Schlussbestimmungen

Übersicht der Anlagen

Anlage 1

–

Schulungskonzept

Anlage 2

–

Katalog der Beschäftigtendaten

Anlage 3

–

Datenschutzfolgeabschätzung (mit drei Unteranlagen) – vom Abdruck wurde abgesehen

Anlage 4

–

Stellungnahme des örtlich Beauftragten für den Datenschutz vom 7. März 2024 – vom Abdruck wurde abgesehen

Anlage 5

–

Rechte- und Rollenkonzept

Präambel

1 Die Parteien der vorliegenden Dienstvereinbarung wollen mit der Einführung eines Landeskirchenweiten Intranets (LKI) neue, einfachere und schnellere, zugleich ressourcenschonende, Informations- und Kommunikationsmöglichkeiten schaffen. 2 Den Unterzeichnenden ist bewusst, dass insbesondere die Sicherheit der personenbezogenen Daten gewährleistet werden muss. 3 Der Zugang und die Nutzung des LKI soll barrierefrei möglich sein.

1.

Geltungsbereich und Verantwortlichkeiten

1.1.

1 Diese Regelung gilt für alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter i. S. v. § 2 Absatz 1 MVG-EKD i. V. m. § 2 MVG-AG der Körperschaften, Einrichtungen und rechtlich unselbständigen Werke der EKBO, die das Landeskirchenweite Intranet der EKBO (nachfolgend LKI) nutzen. 2 Sie ist in gleicher Weise für die Dienststellenleitungen verbindlich.

1.2.

1 Die Landeskirche, vertreten durch die Präsidentin oder den Präsidenten des Konsistoriums, betreibt das LKI für die Körperschaften der EKBO. 2 Sie ist die verantwortliche Stelle im Sinne des Datenschutzgesetzes der EKD für das von ihr betriebene LKI.

1.3.

Verantwortliche und Ansprechpartner:

1.3.1

Verantwortlich für Unterstützung und Support bei Anfragen der Nutzerinnen und Nutzer: CANCOM-UHD (User Help Desk) im Auftrag der EKBO.

1.3.2

1 Verantwortlich für Dienstleistersteuerung und Koordination und Ansprechpartner für die HMAV ist die LKI-Leitung (derzeit Sachgebietsleitung 1.3.2). 2 Die Leitung des LKI steht den Mitarbeitervertretungen als Ansprechpartner in Fragen der Gestaltung des Verfahrens und der Beteiligung zur Verfügung. 3 Sie trägt Verantwortung für die Umsetzung dieser Dienstvereinbarung. 4 In ihrer Funktion nehmen sie insbesondere folgende Aufgaben im Rahmen der prozessbegleitenden Beteiligung wahr:

1. Bereitstellung und Übermittlung von Informationen über das Verfahren gemäß 3.1.,

2. Beteiligung der Mitarbeitervertretungen im Zuge von Änderungen des Verfahrens gemäß 3.1. und 3.2.

1.3.3

1 Verantwortlich für die Identifikation von Nutzer:innen sowie die Rechtevergabe sind die Vertrauensinstanzen in den Kirchenkreisen. 2 Jeder Kirchenkreis benennt mindestens eine Person als Vertrauensinstanz und eine weitere als Stellvertretung.

1.3.4

Verantwortlich für die Begleitung der jeweils Zuständigen in Fragen der IT-Sicherheit ist die oder der Beauftragte für IT-Sicherheit im Konsistorium.

1.3.5

Verantwortlich für die Begleitung der jeweils Zuständigen in Fragen des Datenschutzes ist die oder der örtliche Beauftragte für den Datenschutz im Konsistorium.

1.3.6

1 Die Mitglieder des Koordinierungsausschusses sind verantwortlich für die Vorbereitung der Entscheidung von Grundsatzfragen sowie Unterstützung der Beteiligungsprozesse gegenüber den Gremien HMAV und Pfarrvertretung bei Änderungen, insbesondere der Einführung neuer Module für das LKI. 2 Die Ansprechpartnerinnen und Ansprechpartner gemäß 1.3.2 sind an geeigneter Stelle bekannt zu machen.

2.

Ziele und Zwecke

2.1.

1 Das LKI wird insbesondere zur Kommunikation der Nutzer:innen untereinander, für die Selbstverwaltung von Terminen (Kalenderfunktion) zur gemeinsamen Bearbeitung und Speicherung von Dokumenten in einer Nutzergruppe zur Verfügung gestellt.

2 Zu diesen Zwecken werden folgende Module im LKI eingesetzt:

- E-Mail, Kalender, Kontakte,

- Dokumentenablage und Verwaltung (Safe),

- EKBO Dialog (Chat/Messenger),

- EKBOfairMeet (Video),

- Terminumfrage,

- Fundus (Bilddatenbank),

- Hilfeforum,

- TYPO3 (Backend-Anmeldung über LKI, künftig),

- EKBO-Termine,

- Coronic Computercheck (künftig, derzeit deaktiviert),

- Bandbreitencheck (künftig),

- Etherpad,

- Intranet des Konsistoriums (künftig),

- Digitale Bibliothek (im Aufbau).

3 Die Einbindung weiterer Module oder Ersatz von Modulen durch andere technische Lösungen unterliegt der Mitbestimmung nach dem MVG.EKD, sofern Mitbestimmungstatbestände berührt sind. 4 Die Beteiligten klären jeweils, ob eine Änderung dieser Dienstvereinbarung oder eine eigene Dienstvereinbarung erforderlich ist.

2.2.

Besondere Ziele dieser Dienstvereinbarung sind:

- eine bestmögliche Gestaltung der IT-gestützten Arbeitsplätze und der Schutz der Beschäftigten vor Gesundheitsschädigungen und Arbeitsüberlastungen,

- der Ausschluss unzulässiger individueller Verhaltens- und Leistungskontrollen und der Schutz personenbezogener Daten der Beschäftigten,

- die Qualitätssicherung der Aus- und Fortbildung aller Beschäftigten im Hinblick auf das LKI.

2.3.

Die Parteien sind sich einig, dass das LKI auch anderen in der Kirche Beschäftigten, insbesondere Ehrenamtlichen und Pfarrerinnen und Pfarrern, zur Verfügung steht, auch wenn dies kein Regelungsgegenstand dieser Dienstvereinbarung sein kann.

3.

Beteiligung der Mitarbeitervertretungen

3.1.

1 Alle künftigen wesentlichen Änderungen des LKI-Verfahrens, wie insbesondere die Nutzung neuer Module, Dienstprogramme, Funktionen und Schnittstellen sowie Änderungen der Erhebung und Verarbeitung von Beschäftigtendaten, sind der HMAV und für den Fall, dass diese Änderungen nur einzelne Dienststellen betreffen, den örtlichen Mitarbeitervertretungen nach Maßgabe des Mitarbeitervertretungsrechts rechtzeitig, umfassend und in angemessener Form mitzuteilen. 2 Die Informationen müssen so erfolgen, dass die HMAV bzw. die zuständigen Mitarbeitervertretungen ihre Mitwirkungs- und Mitbestimmungsrechte effektiv wahrnehmen können. 3 Die Informationen müssen die möglichen Folgen und Auswirkungen der Änderungen ersichtlich und beurteilbar machen.

3.2.

Änderungen des LKI-Verfahrens bedürfen der Zustimmung der HMAV und erfordern eine entsprechende Dokumentation und Änderung der entsprechenden Dienstvereinbarung bzw. ihrer Anlagen.

3.3.

1 Die Vertragswerke mit den IT-Dienstleistern, die wesentliche Komponenten des LKI zur Verfügung stellen, werden für die HMAV im Intranet in der jeweils geltenden Fassung hinterlegt. 2 Alle Beteiligten beachten die vertraglichen und gesetzlichen Verschwiegenheitspflichten.

4.

Koordinierungsausschuss

1 Der Koordinierungsausschuss dient dem Ausgleich der Interessen der verschiedenen Beschäftigtengruppen und Dienststellen und der vertrauensvollen Abstimmung der Weiterentwicklung des LKI im Sinne des größtmöglichen Nutzens für alle Beteiligten. 2 Der Ausschuss dient zugleich der Information der HMAV, damit diese ihre Rechte wahrnehmen kann. 3 Zum Koordinierungsausschuss gehören:

- zwei Mitglieder, die von der HMAV benannt werden,

- zwei Mitglieder, die von der Pfarrvertretung benannt werden,

- zwei Mitglieder, die von Konsistorium oder Kirchenleitung beauftragt werden,

- der/die örtlich Beauftragte für den Datenschutz.

4 Der Koordinierungsausschuss gibt sich eine Geschäftsordnung.

5.

Schulungen, Informationsmaterial

5.1.

1 Die Dienststellenleitung vor Ort soll eine bedarfsgerechte Qualifizierung aller Beschäftigten gewährleisten, die mit dem LKI arbeiten. 2 Die Landeskirche bietet Schulungen an. 3 Die entsprechende Anlage 1 – Schulungskonzept wird dieser Vereinbarung beigefügt.

5.2.

Die Schulungen werden so konzipiert, dass sie:

- ein Verständnis des Aufbaus und der Dialogführung des LKI vermitteln, das die Beschäftigten in die Lage versetzt, das System sicher und effizient zur Erfüllung ihrer Aufgaben zu bedienen,

- Kenntnisse über nutzerfreundliche Einstellungs- und Bedienmöglichkeiten im LKI vermitteln,

- Kenntnisse über einschlägige sicherheitstechnische und datenschutzrechtliche Aspekte (Probleme, Rechtsvorschriften, Maßnahmen und Verhaltensrichtlinien) der Arbeit mit dem LKI vermitteln.

5.3.

1 Die Landeskirche trägt die Kosten der Anwenderschulungen mit Ausnahme der Reisekosten. 2 Die Reisekosten der Nutzerinnen und Nutzer trägt die entsendende Dienststelle.

5.4.

Dienststellenleitungen und Mitarbeitenden wird ausreichend Informationsmaterial zur Verfügung gestellt, um mit dem LKI effektiv arbeiten zu können.

6.

Recht auf Nichterreichbarkeit

1 Dienstliche Kommunikation außerhalb der betriebsüblichen Arbeitszeiten ist nicht erwünscht, soweit keine abweichende arbeitsvertragliche Vereinbarung besteht. 2 Eine Pflicht zur ständigen Erreichbarkeit besteht nicht. 3 Anfragen über das Landeskirchenweite Intranet müssen daher auch nicht außerhalb der Arbeitszeit bearbeitet werden.

7.

Benutzerservice

7.1.

1 Zur Unterstützung der Nutzer:innen bei der Bedienung des Systems und im Umgang mit Fehlern und sonstigen Problemen der Anwendung des LKI sowie zur nachhaltigen Gewährleistung und Optimierung der Gebrauchstauglichkeit des Systems wird eine Verfahrensbetreuung mit einem Benutzerservice (First Level Support) und einem Änderungsmanagement eingerichtet. 2 Das Konsistorium beauftragt einen Dienstleister mit dem First Level Support. 3 Der Leistungsschein in seiner jeweiligen Fassung (Bestandteil des Vertrages) wird für die HMAV und Pfarrvertretung im Cloudspeicher hinterlegt, vgl. Nr. 3.3.).

7.2.

1 Die Vertragsparteien sind sich einig, dass zur Umsetzung der Ziele dieser Vereinbarung und für die Gewährleistung einer effizienten, datenschutz- und gesundheitsgerechten sowie gute Arbeitsbedingungen fördernden Nutzung des LKI ausreichende personelle Ressourcen im zuständigen Referat erforderlich sind. 2 Diese Mitarbeitenden müssen über die notwendigen Qualifikationen zur Dienstleistersteuerung sowie zur Gewährleistung eines nachhaltigen, anwenderbezogenen Systems verfügen.

8.

Private Nutzung

8.1.

1 Das LKI ist aus datenschutz- und telekommunikationsrechtlichen Gründen grundsätzlich nur für den Dienstgebrauch bestimmt. 2 Zum Dienstgebrauch gehören alle Gespräche und elektronische Kommunikation aus „dienstlichem Anlass“, die die Mitarbeiterin/der Mitarbeiter in Erfüllung des Arbeitsvertrags (oder des Dienstverhältnisses) für die Dienststelle führt. 3 Mitarbeiter:innen können nicht verhindern, dass über die dienstliche E-Mail-Adresse private Nachrichten eingehen. 4 Eingehende private Nachrichten sind umgehend zu löschen und aus dem Papierkorb zu entfernen.

8.2.

1 Nutzer:innen erhalten eine personalisierte LKI-Zugriffsberechtigung, wodurch gewährleistet wird, dass jede:r Nutzer:in einen persönlichen Zugriff auf die Dienste hat. 2 Ein Zugriff auf das personenbezogene Postfach durch andere Personen ist grundsätzlich nicht erlaubt.

9.

Datenschutz und Datensicherheit

9.1.

1 Beim Einrichten und Betreiben des LKI sind die datenschutzrechtlichen Vorschriften, insbesondere das Datenschutzgesetz der EKD und die Datenschutzverordnung der EKBO, einzuhalten. 2 Verantwortliche im Sinne des Datenschutzes sind zuvorderst die jeweiligen Dienststellenleitungen. 3 Die Anlage 2 – Katalog der Beschäftigtendaten und Schnittstellenverzeichnis legt eine abschließende Aufstellung fest, welche Beschäftigtendaten zu welchem Zweck an oder von welchem System übermittelt werden dürfen. 4 Ebenso sind die im LKI genutzten Daten der Beschäftigten festgelegt.

9.2.

1 Es wird sichergestellt, dass die datenschutzrechtlichen Kontrollziele gemäß § 27 DSG-EKD wie insbesondere die Zutrittskontrolle, Zugangskontrolle, Zugriffskontrolle, Eingabekontrolle, Weitergabe sowie Auftrags- und Verfügbarkeitskontrolle effektiv realisiert werden. 2 Die dazu getroffenen technischen und organisatorischen Maßnahmen (TOM) der Dienstleister werden mit den Verträgen zur Einsichtnahme für die HMAV und die Pfarrvertretung hinterlegt (3.3.). 3 Eine Datenschutz-Folgenabschätzung gemäß § 34 DSG-EKD zum LKI wurde erstellt (Anlage 3). 4 Die Stellungnahme des örtlich Beauftragten für den Datenschutz wird als Anlage 4 beigefügt.

5 Die Verarbeitung personenbezogener Daten ist in Anlage 5 – Rechte- und Rollenkonzept festgelegt. 6 Sie beinhaltet eine Darstellung von Zugriffsrechten auf personenbezogene Datenfelder, Funktionen und Auswertungen. 7 Die personenbezogenen Datenfelder werden mit Angaben zur Bezeichnung und zum Inhalt des Datenfelds, zur Rechtsgrundlage oder Zweckbestimmung der Verarbeitung sowie zu Aufbewahrungszeiten und Löschfristen dokumentiert. 8 Überdies sollten Datenfelder und Funktionen (Aktionen) aufgelistet werden, deren Bearbeitung personenbezogen gekennzeichnet wird (wie bei einer Änderungshistorie respektive einem Zeitstempel mit Nutzerkennung).

9 Es wird gewährleistet, dass die Umsetzung der dokumentierten Maßnahmen jederzeit durch die oder den örtliche:n Beauftragte:n für den Datenschutz oder die HMAV überprüft werden kann.

9.3.

1 Die bei der Nutzung des LKI für Zwecke der Systemsicherheit und des ordnungsgemäßen Betriebs erfassten Benutzerdaten dürfen ausschließlich von den zugriffsberechtigten Personen für diese Zwecke verwendet werden. 2 Zu anderen Zwecken dürfen die Daten nicht verwendet bzw. weitergegeben werden.

9.4.

1 Alle Personen, die Zugriff auf Beschäftigtendaten bzw. auf Auswertungen mit Beschäftigtenbezug erhalten, werden schriftlich gemäß § 26 DSG-EKD auf das Datengeheimnis verpflichtet. 2 Diese Personen erhalten vorab eine Unterweisung in die Grundsätze des Datenschutzes durch den jeweiligen Arbeitgeber; das LKI-Team fragt dies vor der Einräumung der Rechte als Vertrauensinstanz ab. 3 Weiteres regelt das Rechte- und Rollenkonzept.

9.5.

1 Auswertungen von personenbezogenen Daten zum Zwecke der Leistungs- und/oder der Verhaltenskontrolle von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern sind unzulässig. 2 Widerrechtlich gewonnene Informationen unterliegen einem Beweisverwertungsverbot. 3 Alle darauf gestützten arbeitsrechtlichen Maßnahmen sind unwirksam. 4 Ein Verstoß gegen diese Bestimmungen kann arbeitsrechtliche bzw. dienstrechtliche Konsequenzen zur Folge haben.

9.6.

1 Der Zugriff auf personenbezogene LKI-Accounts darf nur in begründeten Fällen des Verdachts der missbräuchlichen Benutzung erfolgen. 2 Liegt ein solcher Verdacht vor, wendet sich die Dienststellenleitung an die zuständige MAV und die LKI-Leitung. 3 Die MAV informiert die HMAV und zieht ggf. eine Vertreterin oder einen Vertreter der HMAV zur Bewertung des Verdachtsfalles hinzu. 4 Die Einsichtnahme unterliegt der Mitbestimmung durch die MAV. 5 Die Einsichtnahme geschieht in einem gemeinsamen Termin der Dienststellenleitung oder der oder dem von ihr benannten Personalverantwortlichen der Dienststelle, der MAV und ggf. der HMAV, dem Datenschutzbeauftragten und einer Administratorin oder einem Administrator.

6 Begründete Fälle sind insbesondere:

- dringender Verdacht einer schweren Amtspflicht- oder Arbeitsvertragsverletzung, die bei einmaliger Begehung oder im Wiederholungsfalle die Beendigung des Arbeitsverhältnisses oder die Einleitung eines Disziplinarverfahrens rechtfertigen würde, oder

- bei drohendem erheblichem Schaden für Dienststelle, Beschäftigte oder Dritte (z. B. Mobbing) oder

- Auffälligkeiten bei regelmäßigen Kontrollen bestimmter Bild/Video-Formate oder

- ggf. Key-Word-Liste.

7 Eine personenbezogene Auswertung sollte möglichst im Beisein des Betroffenen stattfinden. 8 Über die aus der Öffnung erworbenen Kenntnisse haben die Beteiligten Stillschweigen zu bewahren.

9 Begründete Verdachtsfälle nach Satz 6 werden anonymisiert dokumentiert und alle drei Jahre evaluiert, ob dienststellenspezifische Häufungen auftreten oder ob das Verfahren richtig geregelt ist.

9.7.

Personenbezogene Protokollierungen von Tätigkeiten sowie sonstige Kennzeichnungen von Daten und Dokumenten mit Informationen zur Identifikation der bearbeitenden Person (i. e. Protokollierung der letzten Bearbeitung oder Änderungshistorien) finden grundsätzlich nur statt, um rechtlichen Anforderungen zu genügen.

9.8.

1 Die Gewährleistung der Betroffenenrechte (Benachrichtigung, Auskunft, Korrektur, Sperrung, Löschung) ist vollumfänglich sicherzustellen. 2 Den Beschäftigten wird auf Anfrage eine vollständige Auskunft bezüglich der zu ihrer Person gespeicherten Daten und Dokumente unentgeltlich zur Verfügung gestellt.

9.9.

Das Konsistorium prüft, ob die Muster für die Nutzung privater Endgeräte für das LKI eine Präzisierung bedürfen, und stellt ggf. aktualisierte Muster zur Verfügung.

10.

Abwesenheit, Vertretung und Ausscheiden von Mitarbeiter:innen

10.1.

1 In Fällen geplanter längerer Abwesenheit (z. B. bei Urlaub, Kur, Weiterbildung) muss ein Abwesenheitsassistent durch die Mitarbeiterin oder den Mitarbeiter eingerichtet und aktiviert werden. 2 Grundsätzlich erhält die genannte Vertretung keinen Zugriff auf das persönliche Postfach. 3 Eine automatische Weiterleitung eingehender E-Mails ist aus Datenschutzgründen nicht erlaubt.

10.2.

1 Für eine unvorhergesehene längere oder dauerhafte Dienstabwesenheit gilt Nr. 9.6. Sätze 2 bis 6 entsprechend. 2 HMAV und Konsistorium gehen davon aus, dass Funktionspostfächer in zahlreichen Fällen Maßnahmen nach den vorstehenden Sätzen überflüssig machen, und empfehlen Dienststellen und Mitarbeitenden die Einrichtung von Funktionspostfächern.

10.3.

1 In Fällen dauerhafter Abwesenheit (Ausscheiden aus dem Beschäftigungsverhältnis) ist der LKI-Account spätestens mit dem Datum des Ausscheidens durch die Vertrauensinstanz zu deaktivieren. 2 Nach drei Monaten Inaktivität wird der LKI-Account gelöscht. 3 Für diese Zeit ist vor Ausscheiden durch die Mitarbeiterin oder den Mitarbeiter selbständig der Abwesenheitsassistent zu aktivieren. 4 Bei unplanmäßiger Abwesenheit geschieht dies (künftig) durch die Vertrauensinstanz auf Veranlassung durch die jeweilige Führungskraft (derzeit noch CANCOM, da weder Vertrauensinstanzen noch LKI-Team hierfür die erforderlichen Rechte haben).

11.

Seelsorge

1 Der Koordinierungsausschuss prüft, ob für Beschäftigte, deren Tätigkeiten, Informationen und Kommunikation unter das Seelsorgegeheimnisgesetz fallen (Beschäftigte nach § 3 Absatz 1 und 2 SeelGG), abweichende Regelungen notwendig sind. 2 Hierbei sind die Vorschriften des Seelsorgegeheimnisgesetzes, des Datenschutzgesetzes (DSG.EKD) und des Kirchengesetzes zum Schutz vor sexualisierter Gewalt zu berücksichtigen.

12.

Schlussbestimmungen

12.1.

Die Anlagen 1 bis 5 sind Bestandteile dieser Dienstvereinbarung.

12.2.

Änderungen, Ergänzungen oder Nebenabreden zu dieser Dienstvereinbarung bedürfen zu ihrer Gültigkeit der Schriftform.

12.3.

1 Diese Dienstvereinbarung tritt am 1. Juni 2024 in Kraft und kann mit einer Frist von sechs Monaten zum Monatsende gekündigt werden. 2 Bis zum Abschluss einer neuen Dienstvereinbarung wirken die Regelungen dieser Vereinbarung nach, jedoch längstens für ein Jahr.

12.4.

1 Sollten einzelne Bestimmungen unwirksam sein oder werden, so berührt dies nicht die Fortgeltung dieser Vereinbarung im Übrigen. 2 Die unwirksame Bestimmung ist durch eine wirksame Bestimmung zu ersetzen, die dem Sinn und Zwecke der Dienstvereinbarung nach dem erkennbaren Willen der Vertragsparteien entspricht. 3 Die Vertragsparteien verpflichten sich in diesem Fall zu sofortiger Verhandlungsaufnahme mit dem Ziel, die unwirksame Regelung einvernehmlich durch eine ihr in der Regelwirkung möglichst gleichkommende wirksame zu ersetzen. 4 Gleiches gilt, wenn es zu Differenzen über die Auslegung kommen sollte.

12.5.

Ist über einzelne Fragen dieser Dienstvereinbarung kein Einvernehmen zu erzielen, so entscheidet die Einigungsstelle.

Anlage 1 – Schulungskonzept

1. 1 Das LKI-Team bietet monatlich mindestens eine Schulung an. 2 Die Schulungen werden in der Regel online durchgeführt.

2. Die Schulungen werden in folgende Abschnitte zu je maximal 90 Minuten unterteilt:

1. Einführung (welche Funktionen gibt es überhaupt?),

2. Profil/Mein Konto/Prozesse im LKI (wie beantrage ich was etc.),

3. Mail,

4. Safe/Cloudspeicher,

5. weitere Funktionen.

3. Werden weitere Fachanwendungen eingebunden (z. B. für Meldewesen, Finanzwesen, Personalwesen,...), liegt die Schulungsverantwortung bei der Organisationseinheit, die die Fachanwendung verantwortet.

4. Bei Migrationen finden gesonderte Schulungen für die jeweilige, zu migrierende Organisationseinheit statt.

5. Nach jeder Schulung wird Feedback in geeigneter Weise eingeholt.

6. 1 Die Hilfeseiten (Forum) im Landeskirchenweiten Intranet sind Teil des Schulungskonzeptes. 2 Hier werden, in gesonderten Kategorien, insbesondere Anleitungen und Schulungsvideos zur Verfügung gestellt. 3 Anleitungen und Schulungsvideos werden für zentrale Funktionen (Mail, Safe, Profil/Mein Konto) erstellt. 4 Weitere Anleitungen und Schulungsvideos können auf Anfrage erstellt werden. 5 Darüber hinaus dienen die Hilfeseiten (Forum) als Hilfe zur Selbsthilfe.

7. 1 Für die Vertrauensinstanzen werden gesonderte Schulungen angeboten. 2 Diese finden verpflichtend vor Aufnahme der Tätigkeit, nach größeren Systemanpassungen sowie bei Bedarf statt. 3 Die Schulungen sind Arbeitszeit.

Anlage 2 – Katalog der Beschäftigtendaten

I. Pflichtdaten

(um die eindeutige Identifizierung zu ermöglichen und doppelte Angaben auszuschließen)

- Anrede (m/w/keine Angabe),

- Vorname,

- Nachname,

- Geburtsjahr,

- Straße, Hausnummer,

- Postleitzahl,

- Stadt,

- Kontakt-E-Mail-Adresse (wird für den Registrierungsprozess benötigt und/oder für den Anmeldeprozess, wenn keine Mobilfunknummer hinterlegt wird),

- Kirchliche Organisationseinheit (Zugehörigkeit),

- Amt/Funktion,

- Berufsgruppe,

- Bezeichnung der Endgeräte (dienstlich/privat und Betriebssystem) auf die Mail oder Cloudspeicher synchronisiert werden

II. Freiwillige Angaben

- Foto,

- Mobilfunknummer (Achtung: ohne Telefonnummer sind Rücksetzprozesse komplizierter)

Anlage 3 und 4 – Vom Abdruck wird abgesehen

Anlage 5 – Rechte- und Rollenkonzept

Im Landeskirchenweiten Intranet der EKBO gibt es drei Rollen:

1. Einzelnutzerinnen und Einzelnutzer,

2. Master-Vertrauensinstanzen (LKI-Team),

3. Vertrauensinstanzen.

1. Einzelnutzerinnen und Einzelnutzer

1. 1 Aktuell stehen folgende Funktionen allen Nutzerinnen und Nutzern zur Verfügung: Mail, Cloudspeicher, Benutzerverwaltung (nur Zugriff auf die eigenen Kontoinformationen), EKBODialog, EKBOfairMeet, GMV, Umfragen, Hilfeforum, Computercheck, Bandbreitencheck. 2 Darüber hinaus stehen entsprechend Berechtigten weitere Funktionen zur Verfügung (z. B. EKBO-Termine).

2. Die Nutzung des LKI setzt die Zustimmung zu den Nutzungsbedingungen und den AGB oder – bei beruflich Mitarbeitenden, in deren Dienststellen das LKI verbindlich eingesetzt wird – die Kenntnisnahme der Nutzungsbedingungen voraus.

3. 1 Alle Nutzerinnen und Nutzer sind Einzelnutzerinnen oder Einzelnutzer. 2 Sie registrieren sich für diejenige Organisationseinheit, in der sie ihre Hauptbeschäftigung ausüben. 3 Ehrenamtliche registrieren sich für diejenige Organisationseinheit, in der sie überwiegend ehrenamtlich tätig sind. 4 Das Hinzufügen weiterer Beschäftigungsverhältnisse ist möglich.

2. Master-Vertrauensinstanzen

1. Master-Vertrauensinstanzen haben folgende Aufgaben:

- 1 Sie können Benutzerkonten freischalten, sperren oder die Einrichtung ablehnen. 2 Für Fachanwendungen gelten eigene Regelungen.

- Die Master-Vertrauensinstanzen richten, in technischem Sinne, Vertrauensinstanzen für Kirchenkreise ein.

- Die Master-Vertrauensinstanzen sind für die Schulung der Vertrauensinstanzen zuständig.

- In technischem Sinne können Master-Vertrauensinstanzen die Vertrauensinstanzen in allen ihren Aufgaben unterstützen bzw. die Aufgaben stellvertretend für die Vertrauensinstanzen durchführen.

- Die Master-Vertrauensinstanzen sind zuständig für nutzerbezogene Prozesse (Kontenfreischaltung u. ä.) im Bereich des Konsistoriums und der angeschlossenen Einrichtungen, soweit keine eigenen Vertrauensinstanzen vorhanden sind.

- Die Master-Vertrauensinstanzen dürfen alle technischen Maßnahmen selbständig ergreifen, die in ihrem Aufgabenbereich zur Aufrechterhaltung und zur Sicherheit des Systems notwendig sind.

- Die Master-Vertrauensinstanzen sind zuständig für die Erstellung von Schulungsvideos

2. 1 Die Sperrung von Benutzerkonten setzt voraus, dass der Nutzer oder seine Organisation erheblich gegen die Nutzungsbedingungen oder die Netiquette verstoßen hat. 2 Dem Nutzer und der Organisation ist unverzüglich Gelegenheit zur Stellungnahme zu geben. 3 Solange für das LKI keine eigene Netiquette in Kraft gesetzt wurde, gilt die Netiquette der Evangelischen Kirche Berlin-Brandenburg-schlesische Oberlausitz.

4 Darüber hinaus können Nutzerkonten gesperrt werden, wenn Nutzer:innen bei der Registrierung Falschangaben bei den personenbezogenen Daten und/oder der Dienststelle sowie bei der Berufsgruppe gemacht haben.

5 Die Sperrung erfolgt ebenso bei Ausscheiden aus dem ehren- und/oder hauptamtlichen Dienst.

3. 1 Sie dürfen personenbezogene und/oder personenbeziehbare Daten oder Dateien aus einem Berechtigungskreis nicht in einen anderen übertragen und betriebliche oder persönliche Informationen nicht nach außerhalb ihres Arbeitsbereiches weitergeben, sofern dies nicht in dieser Dienstvereinbarung oder durch staatliche oder kirchliche Rechtsvorschrift geregelt ist. 2 Dienstliche Anweisungen dieser Art sind nicht erlaubt und von den Master-Vertrauensinstanzen . 3 Ausnahmen bedürfen der Zustimmung der HMAV. Eine Ausnahme kann nur erteilt werden, wenn die datenschutzrechtlichen Voraussetzungen erfüllt sind.

4. 1 Die Master-Vertrauensinstanzen werden im Geschäftsverteilungsplan des Konsistoriums festgelegt; ist dies nicht der Fall, werden sie von der Leiterin oder vom Leiter des Referats IT beauftragt. 2 Die Master-Vertrauensinstanzen werden der HMAV gegenüber benannt.

3. Vertrauensinstanzen

1. 1 Vertrauensinstanzen sind für die Benutzerverwaltung innerhalb eines Kirchenkreises, eines kirchlichen Verwaltungsamtes oder einer anderen eigenständigen Körperschaft (z. B. DWBO) zuständig. 2 Sie erhalten zur Erfüllung ihrer Aufgaben Zugriff auf die unter I. und II. genannten Daten der Anlage [Katalog der Beschäftigtendaten]. 3 Sie nehmen die unter c)3. genannten Aufgaben wahr.

2. Für die Benennung der Vertrauensinstanz ist der Kirchenkreis bzw. bei anderen Körperschaften die jeweilige Dienststellenleitung zuständig.

3. Die Vertrauensinstanzen sind zuständig für folgende Aufgaben:

- Freischaltung von Nutzerinnen und Nutzern für den Kirchenkreis, einschließlich seiner zugehörigen Kirchengemeinden, für den sie zuständig sind.

- Bewilligung und Wegnahme von besonderen Rechten (u. a. Alias-Adressen, Funktionspostfächer, Fachanwendungen) bezogen auf die Nutzerinnen und Nutzer für die sie zuständig sind.

- Sperrung und Löschung von Nutzerinnen und Nutzer im eigenen Zuständigkeitsbereich, wenn Sperrung bzw. Löschung geboten sind, von den Nutzerinnen und Nutzern aber nicht selbst initiiert werden.

II. Übersicht zu den Rechten in Bezug auf im LKI vorhandene Funktionen

Funktionen

Nutzer/in

Vertrauens-
instanzen

Master-Vertrauens-instanz

Externe
Dienstleister

Anmerkungen

Allgemein

Erstellen und Verwalten von globalen Funktionen

x

Die im LKI zur Verfügung gestellten Funktionen werden in Absprache mit den beteiligten Landeskirchen festgelegt. Die Umsetzung und Verwaltung obliegt den jeweiligen Dienstleistern.

Inhalte melden

x

x

x

Verwaltung von gemeldeten Inhalten

x

Benutzerver-waltung

Verwalten der Accountein-stellungen

x

Die Einstellungen des eigenen Accounts, inkl. Zugriff auf personenbezogene Daten wie Geburtsdatum, Anschrift etc. kann nur der/die Nutzer:in verwalten.

Ansicht von Benutzerprofilen, inkl. Angabe zu Nutzername, Registrierungsdatum, angebundene Endgeräte, bewilligte Fachanwendungen, Aliasadressen, zugeordnete Funktionspostfächer, Beschäftigungsverhältnisse, Kontostatus, Speicherplatzverbrauch

x (nur das Profil derjenigen Nutzer:innen für deren Organisationseinheit sie zuständig sind)

x (alle)

x

Die Ansicht beinhaltet keine personenbezogenen Daten wie Kontakt-E-Mail-Adresse, Geburtsdatum, Anschrift oder Telefonnummer.

Hinzufügen weiterer Beschäftigungsverhältnisse

x (nur das jeweils eigene Profil)

x (nur für das Profil derjenigen Nutzer:innen für deren Organisationseinheit sie zuständig sind)

x (alle)

Cloudspeicher

Anlage von Organisations-cloudspeichern (Departments)

x

Prozessgesteuert: Nutzer:innen können einen OCS beantragen. Dieser

Antrag muss von der Vertrauensinstanz bestätigt werden. Der/die beantragende Nutzer:in wird Eigentümer:in des OCS und vergibt im Anschluss daran Lese- und/oder Schreibrechte für die Inhalte des OCS.

Zugriff auf Inhalte des OCS (Department)

(x)

Alle Nutzer:innen, denen die entsprechende Rechte von den Eigentümer:innen eingeräumt wurden.

Zugriff auf persönlichen Cloudspeicher

x

öffentliche Links erstellen

x

Bei eigenen Dokumenten/Ordnern und bei OCS-Daten soweit und insofern dafür die entsprechenden Rechte von den Eigentümer:innen des OCS eingeräumt wurden.

Besitzer:in zu OCS hinzufügen

(x)

x

x

x

Im Falle der Einzelnutzer:innen nur der/die Eigentümer:in des OCS.

VI, Master-VI und Dienstleister können Eigentümer:innen hinzufügen, haben aber keinen Zugriff auf die Inhalte des OCS.

Besitzer:in aus OCS entfernen

(x)

x

x

x

Im Falle der Einzelnutzer:innen nur der/die Eigentümer:in des OCS.

VI, Master-VI und Dienstleister können Eigentümer:innen entfernen, haben aber keinen Zugriff auf die Inhalte des OCS.

E-Mail

Zugriff auf das eigene Postfach

x

Alias beantragen

x

Funktionspostfach beantragen

x

Zugriff auf Funktionspostfach

(x)

Alle Nutzer:innen, denen von der/dem Besitzer:in des Postfachs die entsprechenden Rechte eingeräumt wurden.

Besitzer hinzufügen

(x)

x

x

x

Im Falle der Einzelnutzer:innen nur der/die Besitzer:in des Postfachs.

VI, Master-VI und Dienstleister können Besitzer:innen für Funktionspostfächer hinzufügen, haben aber keinen Zugriff auf die Inhalte des Postfachs.

Besitzer entfernen

(x)

x

x

x

Im Falle der Einzelnutzer:innen nur der/die Besitzer:in des Postfachs.

VI, Master-VI und Dienstleister können Besitzer:innen für

Funktionspostfächer entfernen, haben aber keinen Zugriff auf die Inhalte des Postfachs

Kalender

Erstellen von Terminen

x

Jeweils im eigenen Kalender; bei Funktionspostfächern alle, denen die entsprechenden Rechte eingeräumt wurden.

Einladung zu Terminen

Jeweils im eigenen Kalender; bei Funktionspostfächern alle, denen die entsprechenden Rechte eingeräumt wurden.

Löschen von Terminen

Jeweils im eigenen Kalender; bei Funktionspostfächern alle, denen die entsprechenden Rechte eingeräumt wurden.

Zugriff auf eigenen Kalender

x

Zugriff auf die Frei/Gebucht-Ansicht von anderen Nutzer:innen im System

x

x

x

EKBODialog

Chat starten

x

Kanal eröffnen

x

Zugriff auf die eigenen Chat-
inhalte

x

Zugriff auf Statistiken

x

x

Zugriff auf Adminbereich

x

x

EKBOfairMeet

Videomeeting starten

x

OTRS (Ticketsystem für VI und MVI)

Im OTRS laufen die meisten prozessgesteuerten Anträge ein.

Nutzer:innen freischalten

x (nur diejenigen Nutzer:innen, die sich für jene Organisationseinheit registrieren, für die die VI zuständig ist)

x (alle)

x

Nutzer:innen ablehnen

x (nur diejenigen Nutzer:innen, die sich für jene Organisationseinheit registrieren, für die die VI zuständig ist)

x (alle)

x

Zugriff auf Nutzer:innendaten, die im Registrierungsprozess angegeben werden

x (nur diejenigen Nutzer:innen, für deren Organisationseinheit die VI zuständig ist)

x (alle)

x

Beinhaltet auch die personenbezogenen Daten wie Geburtsdatum, Anschrift etc.

Ausnahme: hinterlegte Mobilfunknummer. Diese kann ausschließlich von den Nutzer:innen selbst eingesehen werden.

Bewilligung von Anträgen (z. B. Alias)

x (nur diejenigen Nutzer:innen, für deren Organisationseinheit die VI zuständig ist)

x (alle)

x

Ablehnung von Anträgen (z. B. Alias)

x (nur diejenigen Nutzer:innen, für deren Organisationseinheit die VI zuständig ist)

x (alle)

x