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619

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17.09.2021

Richtlinien des Konsistoriums für das Registratur- und Aktenwesen der evangelischen Kirchengemeinden in Berlin-Brandenburg

Vom 19. März 1963

(KABl. S. 22, ABl. EKD S. 346 Nr. 195)

I.
Allgemeines

1 Das im Verlauf des schriftlichen Gedankenaustausches zwischen den Kirchengemeinden bzw. den Pfarrämtern einerseits und den Gemeindegliedern, kirchlichen und staatlichen Behörden und dgl. andererseits entstehende Schriftgut darf, auch wenn die darin behandelte Angelegenheit ihre sachliche oder formelle Erledigung gefunden hat, keineswegs vernichtet werden. 2 Nicht selten stellen derartige, zunächst als weniger wichtig beurteilte Schriftstücke noch nach Jahren wichtige Beweisstücke dar. 3 Soweit es sich um Schriftverkehr mit vor- oder übergeordneten Behörden handelt, dient das Schriftgut als unentbehrliche Grundlage für die spätere Verfolgung der geschichtlichen Entwicklung der Kirchengemeinde. 4 Es besteht deshalb der allgemeine Grundsatz, dass das amtlich entstehende Schriftgut der Kirchengemeinde registriert und sicher verwahrt wird. 5 Über Ausnahmen hiervon entscheiden besondere Bestimmungen, die zur Frage der Vernichtung (Makulierung oder Kassation) von Akten ergangen sind bzw. noch ergehen.

II.
Registratur und Brieftagebuch

a)
Allgemeines

1 Bei der Vielzahl der im Geschäftsverkehr einer Kirchengemeinde bzw. eines Pfarramts ein- oder ausgehenden Schreiben bedarf es der Registrierung eines solchen Schreibens. 2 Dies geschieht im Brieftagebuch (Muster Anlage A). 3 Dieses wird für die Dauer des Kalenderjahres geführt. 4 Die einzelnen Schreiben werden je unter einer laufenden Nummer des Tagebuchs in diesem vermerkt. 5 Dabei können mehrere zu einem bestimmten Geschäftsvorgang gehörende spätere Ein- oder Ausgänge unter der gleichen laufenden Nummer eingetragen werden. 6 Nach völliger Erledigung des Vorgangs wird dieser, und zwar in zeitlicher Ordnung der einzelnen entstandenen Blätter, in die Akten des betreffenden Sachgebietes eingefügt. 7 Die einzelnen Sachgebiete, in die das Schriftgut einzuordnen ist, bestimmt der Aktenplan (Anlage B). 8 Die Bezeichnung des Aktenstücks, in dem der Vorgang abgelegt worden ist (Akten-Nummer), ist in der letzten Spalte des Brieftagebuchs zu vermerken, damit der Verbleib des Vorgangs später ermittelt werden kann.

b)
Eingangsvermerk

1 Auf jedem eingegangenen Schreiben ist das Datum des Eingangs zu vermerken, und zwar zweckmäßig unterhalb des Datums des Schreibens. 2 Dazu ist die laufende Nummer des Brieftagebuchs zu setzen. 3 Zweckmäßig ist hierfür die Verwendung eines Stempels, aus dem auch die empfangene Stelle ersichtlich ist. 4 Für größere Verwaltungen ist ein Stempel mit eingebautem, umstellbarem Datumstempel zu empfehlen.

Muster:

Ev. Kirchengemeinde

NN.

Eing. am ____________________

Tgb.-Nr. ____________________ Anl.

c)
Führung des Brieftagebuchs

1 Eingehende Schriftstücke sind auf der linken Seite des Brieftagebuchs in der Querspalte der nächstfolgenden laufenden Nummer einzutragen. 2 Das Tagebuch beginnt zum Anfang des Kalenderjahres mit der Nr. 1 und wird bis Ende des Jahres in ununterbrochener Nummernreihe fortgeführt. 3 Maßgebend für die Einordnung ist der Tag des Eingangs eines der Kirchengemeinde zugesandten Schreibens oder, falls ein Schreiben der Gemeinde ohne einen vorangegangenen Eingang ausgeht, der Tag, unter dem das eigene Schreiben ergeht. 4 In diesem Falle wird die rechte Seite des Tagebuchs benutzt.

5 Das Antwortschreiben, das in Erledigung eines bereits eingetragenen Eingangs ergeht, wird unter der gleichen Nummer auf der rechten Seite des Brieftagebuchs eingetragen. 6 Dagegen erfolgt die Eintragung der später eingehenden Antwort auf einen ohne Vorgang ergangenen Ausgang unter der gleichen Nummer auf der linken Seite des Tagebuchs.

7 Die Eintragung des Inhalts der Schreiben soll knapp und treffend gehalten werden und ohne Weiteres erkennen lassen, um was es sich handelt. 8 Die Benutzung des Raumes einer Tagebuchnummer zur Eintragung auch des später weiter ergehenden Schriftwechsels in der gleichen Angelegenheit ist möglich, soweit der Raum dazu ausreicht. 9 Auf diese Möglichkeit ist bei den Eintragungen von vornherein Bedacht zu nehmen. 10 In jedem Falle aber sollen Eingang bzw. Ausgang und Antwort auch in diesem Falle unter der gleichen Tagebuchnummer eingetragen werden. 11 Reicht bei längerem zusammenhängenden Schriftwechsel in der gleichen Angelegenheit der Raum der bereits besetzten Tagebuchnummer nicht mehr aus, so ist für die Fortsetzung, d. h. für den neuen Ein- bzw. Ausgang, eine neue Tagebuchnummer zu verwenden. 12 Diese ist mit der Tagebuchnummer des Vorgangs dadurch zu verbinden, dass in der letzten Spalte der früheren Nummer die neue Nummer eingetragen wird (etwa: „verb. m. 427“). 13 In der Spalte „Inhalt“ der neuen Nummer ist die frühere Nummer vorzutragen (etwa: „Vorg. s. Nr. 378“). 14 Die spätere Eintragung der Aktennummer des nunmehr unter der letzten Nummer erledigten Vorgangs erfolgt dann nur bei dieser. 15 Die Verbindung von Tagebuchnummern erfolgt nur so lange, bis der ganze Vorgang als zunächst erledigt „zu den Akten genommen“, also die Aktennummer eingetragen worden ist. 16 Neueingänge in späterer Zeit werden, auch wenn sie die gleiche Angelegenheit betreffen, unter einer neuen Nummer eingetragen.

17 Ergeht ein inhaltlich gleiches Schreiben an mehrere Empfänger mit Einzelanschriften, so kann die gleiche Tagebuchnummer verwendet werden. 18 Die Empfänger sind dann auch einzeln kurz zu bezeichnen. 19 Werden jedoch verschiedene Antworten erwartet, die eine getrennte Bearbeitung erfordern, so ist jedes Schreiben unter einer besonderen Nummer einzutragen.

d)
Besondere Behandlung von U.R.-Schreiben

1 Von vorgesetzten oder gleichrangigen Stellen eingegangene sog. „U.R.-Schreiben“ (U.R. bedeutet „Unter Rückerbittung“) sind in der Spalte „Inhalt“ des Brieftagebuchs, und zwar vor der Eintragung, als solche kenntlich zu machen. 2 Die Antwort wird unmittelbar unter den Text des Eingangs oder, falls der erforderliche Raum nicht vorhanden ist, auf ein besonderes Blatt gesetzt. 3 Die dem Schreiben beigefügten Anlagen, deren Anzahl über der Anschrift vermerkt ist, sind dem Schreiben bei der Rücksendung wieder beizufügen, wenn die Entnahme nicht ausdrücklich gefordert wurde. 4 Die Rückschrift hat zu lauten:

Urschr. mit ____________________ Anlagen

an ____________________nach Kenntnisnahme – oder: mit folgender Auskunft – (an vorgesetzte Stellen: mit folgendem Bericht) zurückgesandt: ____________________

5 Auf der rechten Seite des Tagebuchs ist in der Spalte „Inhalt“ zu vermerken: „Urschr. zurück“ (es folgt kurze Angabe des Inhalts der Antwort).

6 Für die Akten der Kirchengemeinde ist von derartigen U.R.-Schreiben eine Abschrift, mindestens aber ein verständlicher Auszug als Aktenvermerk zurückzubehalten und selbstverständlich der Text der eigenen Antwort.

7 Schreiben mit der Bezeichnung „Urschriftlich“ verbleiben bei der Kirchengemeinde.

e)
Fristenkontrolle

1 Zu einem geordneten behördlichen Geschäftsgang gehört die ständige Kontrolle sowohl der Erledigung des in der eigenen Verwaltung eingehenden Schriftwechsels als auch die Beantwortung ausgegangener Schreiben seitens der Empfänger. 2 Nicht völlig erledigte Vorgänge dürfen deshalb keinesfalls in den Akten abgelegt werden; sie sind vielmehr in geeigneter Weise „auf Frist“ zu legen. 3 Dies geschieht am einfachsten in der Art, dass drei Mappen angelegt werden mit den Daten: 1., 10. und 20. des Monats. 4 In diesen Mappen werden die schwebenden Sachen unter Bemessung der für die Antwort des Empfängers angenommenen Frist aufbewahrt. 5 Jeweils an dem betreffenden Monatstag werden die in den Mappen verwahrten Sachen daraufhin nachgeprüft, ob ggf. eine Erinnerung des Empfängers an die Erledigung angebracht erscheint. 6 Auf diese Weise können schwebende Vorgänge nicht aus dem Gesichtskreis des Bearbeiters geraten.

III.
Führung der Akten

a)
Aktenordnung

1 Die Akten einer behördlichen Verwaltung stellen die Sammlung des aus dem Schriftwechsel der Behörde entstehenden Schriftgutes dar, das von vornherein nach einer ganz bestimmten, von den Sachgebieten ausgehenden Ordnung unterteilt, in Aktendeckeln befestigt und sorgfältig aufbewahrt werden muss.

2 Zur Sicherung der jederzeitigen Auffindung von Vorgängen ist durch entsprechende Aufgliederung der Sachgebiete und dementsprechende klare äußere Beschriftung der einzelnen Aktenbände über ihren Inhalt Sorge zu tragen. 3 Zur kurzen Kennzeichnung der zu den einzelnen Sachgebieten gehörigen Akten werden die Gruppen der Sachgebiete und die innerhalb der Gruppen zweckmäßigen speziellen Unterteilungen mit Kennziffern (Akten-Nummern) bezeichnet. 4 Für das Gebiet der Evangelischen Kirche in Berlin-Brandenburg gilt als Aktenordnung der „Aktenplan“ Anlage B. 5 Diese Aktenordnung sieht die Gliederung der Sachgebiete in fünf Hauptabschnitte (Gruppen) und jeden dieser Hauptabschnitte in eine praktisch bis zu zehn reichende Zahl von Unterabschnitten vor. 6 Innerhalb der Unterabschnitte ist eine weitere Unterteilung (praktisch von 0 bis 9, also zehn Nummern) möglich. 7 Letzteres gilt jedoch nur für Akten des gleichen Sachgebiets der Untergruppe, wie Grundstücksakten, Personalakten und dgl. 8 Die Aktennummer setzt sich demnach zusammen aus (Beispiel: für die Personalakten des Angestellten Lehmann):

- Hauptabschnitt 2: (Kirchliche Ämter),

- Unterabschnitt 3: (Beamte und Angestellte der Kirchengemeinde),

- Weitere Unterteilung 7: (Sonstige ortskirchliche Amtsträger),

- Laufende Nummer der Personalakten des Angestellten Lehmann (angenommen): 9.

9 Die Aktennummer der Personalakten des Angestellten Lehmann lautet danach: 2379, gesprochen: 2-3-7-9.

10 Es ist selbstverständlich, dass die in dem Aktenplan aufgezählten Sachgebiete, namentlich die der Untergruppen und der weiteren Unterteilungen, nicht durchweg auf die Verhältnisse aller, namentlich der kleineren Kirchengemeinden zutreffen. 11 Es können aber auch in Gemeinden Einrichtungen oder Arbeitsgebiete bestehen, die in dem Aktenplan nicht berücksichtigt worden sind. 12 Es ist deshalb von jeder Kirchengemeinde ein den örtlichen Bedürfnissen Rechnung tragender Aktenplan aufzustellen. 13 Dabei ist jedoch in jedem Falle die Einteilung der Hauptabschnitte sowie die der Unterabschnitte mit ihren Aktennummern beizubehalten. 14 Auch die in den Unterabschnitten jeweils an den ersten Stellen (mit Nrn. 0, 1 usw.) vorgesehenen Akten für Allgemeines und Grundsätzliches des Sachgebietes (sog. Generalakten) sind von vornherein anzulegen. 15 In der Schaffung der übrigen, den örtlichen Bedürfnissen entsprechenden Spezialakten besteht für die Gemeinden eine gewisse Freiheit. 16 Es wird aber hierbei vor einer allzu weiten Spezialisierung der einzurichtenden Sachgebiete ebenso gewarnt wie vor einer zu engen Zusammenfassung von verwandten Sachgebieten.

17 Der Aktenplan, der später in der Praxis ein genaues Verzeichnis der bei der Kirchengemeinde geführten Akten darstellen soll, ist in mehreren Ausfertigungen herzustellen und jedem an der Aktenführung Beteiligten zugänglich zu machen. 18 In jedem Falle muss ein Exemplar im Aktenschrank griffbereit vorhanden sein. 19 Bei der Aufstellung des Aktenplans ist zwischen den einzelnen Unterabschnitten genügender Raum für spätere Erweiterungen frei zu lassen. 20 Der Aktenplan muss als „Bestandsverzeichnis“ jederzeit Auskunft über das Bestehen von Aktenbänden oder -heften und deren Verbleib (im Falle der Archivierung, der vorübergehenden Ausleihung oder dauernden Abgabe an andere Stellen) geben. 21 Hier ist das anliegende Muster C zu verwenden, das durch die eingetragenen Beispiele erläutert ist.

b)
Befestigung des Schriftgutes in den Akten

1 Die in einen Aktenband einzuordnenden Schriftstücke müssen in dem Aktendeckel so befestigt werden, dass ein Herausfallen oder eine unbeabsichtigte Zerstörung der zeitlichen Ordnung unmöglich ist. 2 Die früher seit Jahrhunderten übliche Art war das Heften mit Nadel und Heftgarn. 3 Sie gewährleistet auch heute noch eine einwandfreie Befestigung, die durch äußere Einflüsse in dem Aufbewahrungsort nicht beeinträchtigt wird; sie ist deshalb für Akten von besonderer Bedeutung auch heute noch zu empfehlen. 4 Für die Masse der Akten ist sie jedoch jetzt zu umständlich und deshalb in den letzten Jahrzehnten bei den meisten öffentlichen Verwaltungen durch neuere, von der einschlägigen Industrie entwickelte technische Organisationsmittel ersetzt worden (Steh- und Hängeordner, Schnellhefter für Horizontal- und Vertikallagerung usw.). 5 Allen diesen Systemen hängen neben Vorteilen auch Mängel an, die von dem Nichtfachkundigen nicht von vornherein erkannt werden und die sich erst später in der praktischen Handhabung und bei der Archivierung des Aktenmaterials bemerkbar machen. 6 Dabei muss auch die Kostenfrage berücksichtigt werden. 7 Trotzdem muss angestrebt werden, auch für die Verwaltung die Errungenschaften der Technik nutzbar zu machen, um die Büroarbeit zu vereinfachen und damit kostbare Arbeitszeit einzusparen. 8 Es wird von vielen Fachleuten auf dem Gebiete der behördlichen Aktenverwaltung die Befestigung des Schriftgutes in sog. „Schnellheftern“ für die sachgemäßeste Aufbewahrung gehalten, da sie die anerkannten Vorzüge einer fein aufgegliederten Aktenordnung mit einer schnellen Befestigung der Schriftstücke vereint. 9 Auch den Erfordernissen der späteren Archivierung der Akten ist durch Verwendung von nicht rostenden bzw. rostgeschützten Metallteilen Rechnung getragen worden. 10 Die einzuheftenden Schriftstücke werden durch die bei diesem Verfahren erforderliche seitliche Lochung bei einiger Vorsicht nicht in ihrer Leserlichkeit beeinträchtigt.

c)
Aufbewahrung der laufenden Akten

1 Die zum laufenden Geschäftsbetriebe der Kirchengemeinde gehörigen Akten, d. h. diejenigen, die noch gebraucht werden bzw. die zur Aufnahme anfallenden Schriftgutes noch Raum bieten, sind in einem verschließbaren Aktenschrank mit entsprechend breiten Fächern übersichtlich zu ordnen, und zwar in waagerechter Fortsetzung, von links oben beginnend. 2 Die einzelnen Fächer sind je nach ihrer Aufnahmefähigkeit mit den fortlaufenden Aktennummern der in ihnen verwahrten Aktenbände zu versehen, um das Einordnen und das Auffinden der Akten zu erleichtern. 3 Die laufende Nummerierung der Fächer selbst und die Anbringung der Fachnummern auf den Akten erleichtern die Einordnung noch mehr.

4 Bei der Einteilung der Fächer sollen die Akten der verschiedenen Gruppen voneinander getrennt bleiben. 5 Dagegen kann ein Fach mehrere oder alle Bände der gleichen Gruppe oder Untergruppe aufnehmen.

d)
Aktenschwänze

1 Zum leichteren Auffinden einzelner Aktenbände, die mit mehreren anderen der gleichen Gruppe in einem Fach lagern, ist die Anbringung von Aktenschwänzen zweckmäßig. 2 Diese bestehen aus in der Farbe des Aktendeckels (s. Aktenplan) gehaltenen Leinen- oder Kartonstreifen von etwa 7 × 12 cm Größe, die kurz mit dem Sachgebiet, der Aktennummer und der Fachnummer beschriftet und mit der oben frei zu lassenden Schmalseite auf etwa 2 cm an der Innenseite des vorderen Deckels hart an dessen Falz angeklebt werden. 3 Wenn die Aktenschwänze hart an der Unterkante des Deckels nach innen umgeknickt werden, sind sie beim Transport der Akten gegen Beschädigung geschützt.

e)
Innere Ordnung der Aktenbände

1 Bei der Einordnung der Schriftstücke in die Aktenbände ist grundsätzlich die sog. „Behördenheftung“ anzuwenden. 2 Diese entspricht etwa dem gebundenen Buch, das unter dem vorderen Deckel mit der Seite 1 beginnt und vor dem hinteren Deckel mit der letzten Seitenzahl endet. 3 Es liegen somit bei dieser Heftung das älteste Schriftstück oben und das neueste unten, also umgekehrt wie bei der sog. kaufmännischen Heftung.

4 Die einzelnen Blätter jedes Bandes sind mit Blattzahlen (nicht Seitenzahlen) zu versehen, und zwar möglichst mit Blaustift in der rechten oberen Ecke, beginnend mit 1 bis zum Ende.

5 Werden später einzelne Blätter vorübergehend oder dauernd entnommen, was möglichst zu vermeiden ist, so ist dafür ein Ersatzblatt einzuheften, auf dem der betreffende Vorgang und die Zahlen der enthefteten Blätter sowie deren Verbleib kurz zu vermerken sind. 6 Wird der entnommene Vorgang den Akten später wieder zugefügt, so ist er an der den Blattzahlen entsprechenden Stelle wieder einzuheften und das Ersatzblatt zu entfernen.

7 Soweit einzelne Akten zum Sammeln in sich geschlossener Vorgänge dienen, sind diese Vorgänge unter Belassung ihrer Ordnung nach der Zeitfolge (der erste Eingang oben) in die Akten einzuheften. 8 Maßgebend dafür ist der Zeitpunkt der Erledigung des Vorgangs. 9 Keinesfalls dürfen, etwa um alle Schriftstücke ihrer Zeitfolge nach in die Akten einzuordnen, zusammenhängende, einen bestimmten Verwaltungsvorgang betreffende Schriftstücke auseinandergerissen werden. 10 Befinden sich den gleichen Fall betreffende Schriftstücke bereits in den Akten (vgl. I c), so ist durch eine gegenseitige Verweisung auf die Blattzahlen eine Verbindung herzustellen. 11 Dabei wird am Schluss des vorangegangenen Vorgangs vermerkt: „Forts. Bl. ____________________“ und am oberen Rande des ersten Blattes des neuen Vorgangs: „Vorg. Bl. ____________________“.

12 Beim Einheften des ersten Blattes in das Heft ist auf dem Titel (Vorderseite des Aktendeckels) als Zeitpunkt für „Angefangen am …“ das Datum des ersten Schriftstücks einzusetzen.

f)
Schließen der Akten

1 Das Fassungsvermögen eines Schnellhefters liegt zwischen 200 und 250 Blättern. 2 Aus Zweckmäßigkeitsgründen sollen nicht mehr als 200 Blätter hineingenommen werden. 3 Ist diese Zahl nach Einfügung eines verwaltungsmäßig abgeschlossenen Vorgangs erreicht, so ist der Aktenband zu „schließen“. 4 Dies hat in der Weise zu geschehen, dass auf der Rückseite des letzten Blattes oder auf einem noch nachzuheftenden leeren ganzen Blatt der Vermerk anzubringen ist:

„Geschlossen – Fortsetzung Band …“

5 Auf dem Titel des Aktendeckels ist (unter dem Datum des Anfangs) der Schließungsvermerk anzubringen unter Angabe des Datums der Erledigung des letzten Schriftstücks sowie der Zahl des letzten Blattes. 6 Falls noch nicht geschehen, erhält der geschlossene Band die laufende Bandzahl (I) und der neu anzulegende Band die nachfolgende Zahl (II). 7 Im Aktenbestandsverzeichnis ist das Schließen des alten und die Anlegung des neuen Bandes zu vermerken. 8 Handelt es sich um die Akten über einen Sondervorgang (z. B. bei Personal- oder Bauakten), der völlig erledigt ist und für den eine Fortsetzung nicht in Betracht kommt, so erübrigt sich ein Hinweis auf die Fortsetzung.

9 Geschlossene Akten sind im Archiv abzulegen. 10 Diese Ablage ist sowohl im Findbuch des Archivs wie im Bestandsverzeichnis der Registratur zu vermerken.

11 Fallen in dem Sondergebiet, dessen Akten bereits geschlossen sind und die sich bereits im Archiv befinden, nachträglich noch Schriftstücke an, so sind diese noch in diese Akten einzufügen. 12 Die Vermerke der Schließung sind hinsichtlich des letzten Datums und der Blattzahl k. Hd. zu ändern.

g)
Verwahrung von Urkunden und dgl. in den Akten

1 Urkunden wie Verträge und dgl. sind während der Dauer ihrer Geltung nicht fest in die Akten einzuheften. 2 Sie sind, wenn ihre Verwahrung nicht an anderer Stelle unter sicherem Verschluss geboten ist, in einem an der Innenseite des vorderen Aktendeckels anzuklebenden entsprechend großen und festen Briefumschlag (Öffnung zur Verhütung des Herausfallens nach rechts!) zu verwahren. 3 Der Inhalt des Umschlags ist auf diesem kurz zu bezeichnen, zweckmäßig auch die Zahl des Blattes mit dem Vorgang, auf den sich die verwahrte Urkunde bezieht. 4 Wird die Urkunde dem Umschlag dauernd entnommen, so ist dies auf dem Umschlag unter Verweisung auf die Blattzahl des Vorgangs, der die Entnahme belegt, zu vermerken. 5 Urkunden über völlig erledigte Rechtsvorgänge, wie abgelaufene Verträge, Schuldurkunden über zurückgezahlte Darlehen (wenn diese dem Schuldner nicht ausgehändigt werden) und dgl. werden zusammen mit dem letzten Aktenvorgang eingeheftet.

6 Vor der Ablage geschlossener Aktenbände in das Archiv (s. Abschn. f) sind die unter dem Aktendeckel verwahrten Urkunden usw. daraufhin nachzuprüfen, ob ihre Geltungsdauer etwa noch läuft. 7 Ist dies der Fall, so sind sie in gleicher Weise in den Fortsetzungsband einzufügen. 8 Auf dem Umschlag ist jedoch außer der Blattzahl auch die Zahl des geschlossenen Bandes zu vermerken, in dem sich der Vorgang befindet. 9 Auf dem Umschlag in dem Band, in dem die Urkunde bisher verwahrt wurde, ist zu setzen: „Überführt in Band…“. 10 Urkunden von besonderer Bedeutung (also andere als über erledigte einfache Verwaltungsvorgänge) sind, wenn sie nicht mehr gebraucht werden, im Archiv in Abteilung III (Urkunden) in einer besonderen Mappe zu verwahren, auf der die Nummer des Urkundenverzeichnisses zu vermerken ist.

h)
Befestigung sonstigen Aktenmaterials in den Akten

1 Bei Spezialakten über einmalige Sondervorgänge, wie z. B. bei Bauakten, fällt häufig Aktenmaterial an, das sich wegen der Größe des Formats oder seiner Beschaffenheit nicht zum Einheften in die Schnellhefter eignet. 2 Hierzu gehören z. B. großformatige Bauzeichnungen, Skizzen, Fotos, broschierte Drucksachen und dgl. 3 Diese werden ebenfalls in einem Umschlag entsprechender Größe verwahrt, der jedoch zweckmäßig unter dem oberen Deckel an dem rechten Kartonfalz angeklebt wird. 4 Zum Schutz gegen das Herausfallen der Einlagen kann der Umschlag oben durch eine Aktenklammer geschlossen werden. 5 Auch in diesem Falle ist auf dem Umschlag dessen Inhalt kurz zu vermerken. 6 Bei der Ablage dieser Akten in das Archiv verbleiben jedoch diese Einlagen in dem Umschlag. 7 Bauzeichnungen, die den endgültigen Zustand ausweisen (sog. Bestandszeichnungen), sind zweckmäßig getrennt in einem Karton aufzubewahren.

IV.
Archivierung der Akten

1 Die im laufenden Geschäftsverkehr nicht mehr benötigten Akten, d. h. alle „geschlossenen“ Bände der allgemeinen Sachgebiete sowie der abgeschlossenen Sondervorgänge (s. III f), sind im Archiv zu verwahren. 2 Dieses soll möglichst im Erdgeschoss, unbedingt aber in einem trockenen Raum untergebracht werden. 3 Zur Aufbewahrung der Akten eignet sich ein fester, verschließbarer Schrank, der die gleiche Facheinteilung haben soll wie der Aktenschrank für die laufenden Akten. 4 Die Ablage der Akten hat dort in der gleichen Ordnung des Aktenplans zu erfolgen.

5 Im Archiv ist ein Verzeichnis der dort abgelegten Akten (Findbuch, Repertorium) zu verwahren, das den jederzeitigen Bestand des Archivs ersehen lassen muss. 6 Alle Zugänge und Entnahmen, auch vorübergehende, sind sogleich in einem besonderen Heft zu vermerken.

7 Für das Archivverzeichnis ist das Muster D zu verwenden.

V.
Schutz der Akten vor Vernichtung durch Feuer und Wasserschäden

1 Jeder kirchliche Amtsträger ist verpflichtet, im Falle einer drohenden Gefahr die Vernichtung der laufenden Akten und der Archivalien durch Feuer oder Wasser zu verhüten, indem er sich nach Vermögen an der Sicherstellung der Kirchenbücher, Akten usw. beteiligt. 2 Es ist daher selbstverständlich, dass der Entstehung von Bränden oder Wassereinbrüchen durch entsprechend sorgfältiges Verhalten in den Aufbewahrungsräumen und deren Umgebung vorgebeugt wird. 3 Im Falle einer akuten Gefahr hat sich jeder in der Nähe der Gefahrenstelle befindliche oder erreichbare Amtsträger um die bevorzugte Rettung des Akten- und Archivmaterials, und zwar in erster Linie der Kirchenbücher, zu bemühen. 4 Da die Entfernung der geschlossenen Aktenschränke aus der Gefahrenzone umständlicher und zeitraubender ist, muss der Inhalt der ggf. mit Gewalt zu öffnenden Schränke in bereitgehaltene feste Säcke verpackt und an einen gesicherten Ort, möglichst in einen verschließbaren Raum, verbracht werden. 5 Zur Gewährleistung dieser Sicherheitsmaßnahmen sind in allen Räumen, in denen sich Aktenschränke und dgl. befinden, feste Jutesäcke (Zuckersäcke) in der dem Umfang des vorhandenen Materials entsprechenden Anzahl bereitzuhalten. 6 Diese Säcke sind zweckmäßig einzeln zusammengerollt (nicht gefaltet) in zwei Schnurschlaufen sichtbar an einer freien Wand so aufzuhängen, dass sie bei Bedarf sofort griffbereit sind. 7 Um ihren Verwendungszweck kenntlich zu machen, sind vor oder über den Rollen rote Kartonstreifen mit der Aufschrift „Feuer-Rettungssack“ anzubringen.

8 Die Anbringung von verschlossenen Schlüsselkästen mit Glasscheiben zur Aufbewahrung von Zweitschlüsseln zu den sonst verschlossenen Schränken ist ein weiteres unbedingtes Erfordernis.

VI.
Übergang von bisherigen älteren Aktenordnungen zu der Neuordnung

1 Mit dem festgesetzten Zeitpunkt der Einführung der neuen Aktenordnung sind die bisher geführten Akten zu schließen. 2 Hierbei ist sinngemäß nach Ziffer III f zu verfahren. 3 Als Verweisung ist jedoch die Aktennummer des entsprechenden Aktenstücks der neuen Ordnung einzutragen. 4 Soweit die älteren Akten im laufenden Geschäftsverkehr nicht mehr benötigt werden, sind sie in einer besonderen, der bisherigen Einteilung entsprechenden Abteilung des Archivs zu verwahren. 5 Für die Ergänzung des älteren Aktenverzeichnisses und des Archivverzeichnisses gilt das in Ziffer III f bzw. IV Gesagte sinngemäß.

6 Sollte im Zeitpunkt der Einführung der neuen Aktenordnung, etwa bei erst in letzter Zeit neu errichteten Gemeinden oder nach Vernichtung sämtlichen Aktenmaterials durch Kriegseinwirkung in älteren Gemeinden, eine völlige Neuordnung des Akten- und Archivwesens für die rückliegende Zeit erforderlich sein, so ist diese Neuordnung rückwirkend anzuwenden.

VII.
Makulierung (Vernichtung) von Archivmaterial

1 Für die Möglichkeit der Vernichtung bestimmten Archivmaterials ist bisher lediglich im § 70 Abs. 3 der Ordnung für die Haushalts-, Kassen- und Rechnungsführung der Kirchengemeinden der Kirchenprovinz Berlin-Brandenburg (Wirtschaftsordnung) vom 27. Juni 1946 eine Bestimmung getroffen worden, die sich nur auf die Kassenbücher (mit Ausnahme der als Jahresrechnung verwendeten Hauptbücher) und die Rechnungsbelege erstreckt. 2 Dieses Material kann vernichtet werden frühestens nach Ablauf von 15 Jahren seit der Erteilung der Entlastung. 3 Für andere Archivalien, Amtsblätter und dgl. ist die Vernichtung zunächst nicht gestattet.

4 Über die Kassation (Makulierung) sonstiger Akten ergeht demnächst eine besondere Verfügung (Kassationsordnung). 5 Zurzeit besteht, außer bezüglich der in Absatz 1 bezeichneten Rechnungsunterlagen, ein allgemeines Kassationsverbot.

6 Das für die Makulierung von Kassenbüchern und Belegen vom Konsistorium mit Verfügung vom 11. April 1949 – K I Nr. 8322/49 – (Kirchl. Amtsblatt S. 14) vorgeschriebene Verfahren ist allgemein zu beachten.

Muster A
– Zu Ziffer IIa

Brieftagebuch
der
____________________ Kirchengemeinde in ____________________
für das Jahr____________________

Tagebuch
Nr.

Tag des
Eingangs

Datum und Nr. des
Schriftstücks

Absender

Inhalt
(betrifft)

1

2

3

4

5

Beispiele:

1

14. 7. 60

10. 7. 60

K IIa 1272/60

Ev. Konsis-
torium

Richtlinien für die Pflege der Glocken- und Orgelmotoren

2

24. 7. 60

22. 7. 60

763/60

Pfr. A., N.N.

Dimissoriale erteilt

3

27. 7. 60

24. 7. 60

K IIa 1478/60

Ev. Konsis-
torium

U.R.
Beschwerde

17. 9. 60

14. 9. 60

K IIa 1478/60II

Ev. Konsis-
torium

Frantz wegen Pfarrackerpacht zum Bericht
dem Antrag ist stattzugeben

4

–

5

14. 11. 60

10. 11. 60

H. Frantz

Vorg. 103
Gesuch um weitere Stundung der Pachtrate April/Juni 60 bis 15. 2. 61

6

7

8

9

0

Tag des
Ausgangs

Empfänger

Inhalt
(betrifft)

Fristvermerke

Porto Pf

Verbleib,
Akten-Nr.

6

7

8

9

10

11

–

–

– Z.d.A.

–

5130

15. 7.60

Pfr. A., N.N.

Ersuchen um Dimissoriale Mayer, Ernst für Taufe
Z.d.A.

25.7.60

20

348

–

31. 7.60

Ev. Konsistorium

U. mit Äußerung zurück. Bitte um Beratung

10.9.60

20

18. 9.60

H. Frantz

Frist bis 31.12.60 erteilt

10.1.61

20

Forts. Nr. 105

10. 8.60

Peter,
Fischer,
Brecht,
Kratz

Einladung zur Sitzung der Friedhofskommission am
17.8.60 Z.d.A.

–

131

20.11.60

H. Frantz

Stundung zum 15.2.61 letzt-
malig bewilligt

20.3.61

Anlage B
zu Ziffer IIc und III

Aktenplan für die Kirchengemeinden und Pfarrämter

GLIEDERUNG NACH HAUPTABSCHNITTEN

1.

Kirchengemeinde und Pfarrsprengel
(Aktendeckel rot)

2.

Kirchliche Ämter
(Aktendeckel grün)

3.

Dienst und Leben
(Aktendeckel hellblau)

4.

Finanzverwaltung
(Aktendeckel orange)

5.

Gebäude und Kirchhof (Friedhof)
(Aktendeckel gelb)

GLIEDERUNG NACH UNTERABSCHNITTEN

1.
Kirchengemeinde und Pfarrsprengel

(Aktendeckel rot)

10.

Bestand und Verfassung der Kirchengemeinden (des Pfarrsprengels)

11.

Geschichte der Kirchengemeinde und Statistiken

12.

Archiv, Registratur, Pfarrbücherei

13.

Organe der Kirchengemeinde

14.

Kirchenkreis (Superintendentur, Präses)

15.

Übergemeindliche Verbandsorgane (Parochialverband, Gesamtverband, Stadtsynodalverband, Stadtkirchenverband)

16.

Sprengel, Landeskirche, Evangelische Kirche in Deutschland, Ökumene

17.

Kirchliche Vereinigungen und Richtungen innerhalb der Landeskirche

18.

Andere Religions- und Weltanschauungsgemeinschaften

19.

Verhältnis zu Gemeinde, Staat, politischen Vereinigungen

2.
Kirchliche Ämter

(Aktendeckel grün)

20.

Pfarramt und Pfarrer

21.

Ruhestandsgeistliche, Pfarrwitwen, Pfarrwaisen

22.

Pfarrerstand und seine Einrichtungen

23.

Beamte und Angestellte der Kirchengemeinde

24.

Besoldungen und Entschädigungen

3.
Dienst und Leben

(Aktendeckel hellblau)

30.

Gottesdienste

31.

Amtshandlungen

32.

Aufzeichnung der Amtshandlungen (Kirchenbuchwesen)

33.

Jugendunterweisung

34.

Seelsorge und besondere Gemeindedienste

35.

Gemeindeleben, Gemeindearbeit, Gemeindepflege

36.

Liebes- und Fürsorgetätigkeit

37.

Innere und Äußere Mission

38.

Kirchliche Werke

4.
Finanzverwaltung

(Aktendeckel orange)

40.

Allgemeines, Lagerbuch, Versicherungen

41.

Grundvermögen, Liegenschaften

42.

Geldvermögen

43.

Nutznießungen, Gefälle

44.

Gebühren

45.

Kirchensteuern

46.

Schenkungen, Stiftungen, Legate

47.

Lasten, Steuern, Abgaben, Umlagen

48.

Vermögensverwaltungssachen aus besonderem Anlass

49.

Kassen- und Rechnungswesen, Haushaltsplan

5.
Gebäude und Kirchhof (Friedhof)

(Aktendeckel gelb)

50.

Allgemeines

51.

Kirche

52.

Gemeindehaus, Gemeinderäume

53.

Pfarrhaus

54.

Pfarrwitwenhaus

55.

Küster-(Kirchenmusiker-)Haus

56.

Andere kirchliche Gebäude

59.

Kirchhof (Friedhof)

GLIEDERUNG NACH AKTEN

1.
Kirchengemeinde und Pfarrsprengel

(Aktendeckel rot)

10.

Bestand und Verfassung der Kirchengemeinde

100.

Allgemeines

101.

Patronat

102.

Umfang der Kirchengemeinde (des Kirchspiels, des Pfarrsprengels), Ein- und Auspfarrungen, Ansiedlungen

103.

Beziehungen zu anderen Kirchengemeinden (Mutter- und Tochtergemeinden, Nachbargemeinden)

104.

Verzeichnis der Gemeindeglieder, Gemeindekartei

105.

Zuzug und Wegzug von Gemeindegliedern

106.

Austritte (Ausschlüsse s. 343)

107.

Eintritte

109.

Sonstiges

11.

Geschichte der Kirchengemeinde und Statistiken

110.

Allgemeines

1101.

Chronik

1102.

Sammlung von Notizen, Veröffentlichungen, Aufsätzen, Zeitungsausschnitten zur Geschichte der Kirchengemeinde

1103.

Kriegs- und Notzeiten

111.

Jahresberichte, allgemeine Gemeindeberichte (Anm.: Nicht Visitationsberichte)

112.

Statistiken

1121.

Äußerungen des kirchlichen Lebens (Tabelle II)

1122.

Finanz- und Steuerstatistik

1129.

Sonstige Statistiken (z. B. Volkszählung)

113.

Religiöse Volkskunde, Kirchliches Brauchtum, Heimatpflege

114.

Bildarchiv

119.

Sonstiges

12.

Archiv, Registratur, Pfarrbücherei

120.

Allgemeines

121.

Archivalienschutz, Archivpfleger, Archivvisitationen

122.

Registratur, Bestandaufnahmen, Findbuch (Repertorium), Übernahmebescheinigungen

123.

Pfarrbücherei (Bestand, Kartei, Schriftwechsel)

124.

Gesetzsammlungen

1241.

Sammlung alter Verordnungen, Rundschreiben, Reskriptenbücher

1242.

Kirchliche Amtsblätter

1243.

Amtsblätter weltlicher Behörden

129.

Sonstiges

13.

Organe der Kirchengemeinde

130.

Allgemeines

131.

Kirchenvorstand, Gemeindekirchenrat, Presbyterium

1310.

Allgemeines

1311.

Wahlen, Wählerliste, Wahlprotokolle, Stimmzettel, Einführung der Gewählten

1312.

Geschäftsführung des Gemeindekirchenrates, Geschäftsordnung

1313.

Sitzungen des Gemeindekirchenrates (Verhandlungsniederschriften)

1314.

Einzelne Kirchenälteste

1315 ff.

Ausschüsse (z. B. Rechnungs-, Bauausschuss)

132.

Gemeindebeirat, Gemeindevertretung

133.

Kirchengemeindeversammlung

134.

Kirchengemeindeamt (Gemeindebüro)

1341.

Leitung

1342.

Büroräume

1343.

Materialien, Heizung

1344.

Fernsprecher, Porto

1349.

Sonstiges

139.

Sonstige Organe

14.

Kirchenkreis (Superintendentur, Präses)

140.

Allgemeines

141.

Kreissynode, Kreiskirchentag

142.

Leiter des Kirchenkreises (Superintendent)

143.

Kreiskirchenrat, Kreiskirchenvorstand

144.

Pfarrkonvent

145.

Kirchenvisitationen

146.

Sonstige Veranstaltungen (Allgemeiner Kreiskirchentag)

15.

Übergemeindliche Verbandsorgane (Parochialverband, Gesamtverband, Stadtsynodalverband, Stadtkirchenverband)

150.

Allgemeines

151.

Leitung

152.

Verbandsvertretung, Ausschüsse

153–158.

Spezielle Organe (Kirchliches Verwaltungsamt, Rentamt, Kirchensteueramt)

159.

Sonstiges

16.

Sprengel, Landeskirche, Evangelische Kirche in Deutschland, Ökumene

160.

Allgemeines (Verfassung, Ordnung der Landeskirche, Gesetzgebung und dgl.)

161.

Sprengel (Generalsuperintendent, Landessuperintendent)

162.

Landeskirche

1620.

Allgemeines

1621.

Bischof, Landesbischof

1622.

Kirchenleitung

1623.

Konsistorium, Landeskirchenamt

1624.

Landessynode, Provinzialsynode

163.

Evangelische Kirche der Union

164.

Vereinigte Ev.-luth. Kirche Deutschlands – Luth. Weltbund

165.

Evangelische Kirche in Deutschland

166.

Deutscher Evangelischer Kirchentag

167.

Beziehungen zu Evangelischen Freikirchen

168.

Ökumene

17.

Kirchliche Vereinigungen und Richtungen innerhalb der Landeskirche

170.

Allgemeines

171.

Kirchenkampf

172.

Bekenntnisgemeinschaften, Bruderschaften

173.

Gemeinschaftsbewegung

179.

Sonstiges

18.

Andere Religions- und Weltanschauungsgemeinschaften

180.

Allgemeines

181.

Katholische Kirche

182.

Sonstige christliche Gemeinschaften (Sekten)

183.

Israeliten

184.

Nicht christliche Weltanschauungsgemeinschaften

189.

Sonstiges

19.

Verhältnis zu Gemeinde, Staat, politischen Vereinigungen

190.

Allgemeines

191.

Ortsbehörden

192.

Kreisbehörden

193.

Bezirksbehörden (Regierungsbezirke)

194.

Oberste Landesbehörde

195.

Staatsoberhaupt

196.

Politische Vereinigungen

197.

Staatliche Jugend

199.

Sonstiges

2.
Kirchliche Ämter

(Aktendeckel grün)

20.

Pfarramt und Pfarrer

200.

Allgemeines (Verpflichtung, Dienstanweisung, Amtsverschwiegenheit)

201.

Amtsführung

2011.

Geschäftsordnung, Geschäftsverteilung

2012.

Siegel

2013.

Tagebuch (Journal)

2014.

Amtskalender

2015.

Postsachen (Porto, Fernsprecher)

2016.

Verkehrsmittel (Kraftfahrzeug, Fahrrad)

202.

Errichtung der Pfarrstelle(n)

2021.

I. Pfarrstelle

2022.

II. Pfarrstelle

203.

Besetzung der Pfarrstelle(n)

2031.

Besetzung der I. Pfarrstelle

2032.

Besetzung der II. Pfarrstelle

2033.

Vakanzvertretung, Vikarie

204.

Persönliches (Ordination, Urlaub, Stellvertretung, Krankheit, Unterstützungen, Dienststrafsachen)

205.

Prediger, Pfarrvikare, Hilfsgeistliche, Stellvertreter, Pfarrverweser, Prädikanten, Predigerpraktikanten

206.

Studenten, Kandidaten (Lehrvikare, Predigerseminar)

207.

Kurprediger

209.

Sonstiges

21.

Ruhestandsgeistliche, Pfarrwitwen, Pfarrwaisen

210.

Allgemeines

211.

Ruhestandsgeistliche, Landeskirchliche Versorgung

212.

Witwen und Waisen, Landeskirchliche Versorgung

213.

Freie Einrichtungen für Hinterbliebene (Unterstützungskassen)

219.

Sonstiges

22.

Pfarrerstand und seine Einrichtungen

220.

Allgemeines

221.

Pfarrkonferenzen, Arbeitsgemeinschaften (Pfarrkonvente siehe 144)

222.

Pastoralkollegs, Kurse, Rüstzeiten, Tagungen

223.

Pfarrbruderschaften, Pfarrerverein

224.

Wohlfahrtseinrichtungen für Geistliche

225.

Pfarrfrauen, Pfarrbräute (Tagungen, Kurse, Rüstzeiten)

229.

Sonstiges

23.

Beamte und Angestellte der Kirchengemeinde

230.

Allgemeines

231.

Kirchenmusiker (Organist, Kirchenmusikdirektor, Kantor, Chordirigent, Hilfskirchenmusiker)

2311.

Anstellung

2312.

Dienstgeschäfte

2313.

Fortbildung, Fachaufsicht, Jahreskonferenz

2314.

Standesvertretung

232.

Küster, Kirchendiener

233.

Kirchenrechnungsführer, Kirchmeister, Rendant

234.

Kirchenbuchführer

235.

Gemeindediakon, Katechet

236.

Weibliche Mitarbeiter

2361.

Gemeindeschwestern

2362.

Gemeindehelferinnen

2363.

Kindergärtnerinnen

2364.

Fürsorgerinnen

237.

Sonstige ortskirchliche Amtsträger (auch Kirchhofspersonal)

238.

Wohlfahrtseinrichtungen

239.

Sonstiges

24.

Besoldung und Entschädigungen

240.

Allgemeines

241.

Pfarrbesoldung und Entschädigungen (Gebühren für Amtshandlungen und Kirchenbuchauszüge siehe 442)

2411.

Festsetzung und Zahlung des Pfarrgehaltes

2412.

Beihilfenbedarf und Schlussabrechnung

2413.

Dienstaufwandsentschädigung

2414.

Fuhrkostenentschädigung

2415.

Reisekostenentschädigung

2416.

Nebenbezüge

242.

Besoldung der Beamten

243.

Vergütung der Angestellten

244.

Löhne der Arbeiter

245.

Sozialversicherung der Mitarbeiter

249.

Sonstiges

3.
Dienst und Leben
(Aktendeckel hellblau)

30.

Gottesdienste

300.

Allgemeines: Agende, Gottesdienstordnung, Liturgie, Kirchengebete, Paramentenordnung, Kirchlicher Kalender, Festordnung, Brauchtumsordnung

301.

Gottesdienst an Sonn-, Fest- und Feiertagen, Abendmahlsfeiern

3011.

Fürbitten

302.

Lesegottesdienst, Lektorat

303.

Jugendgottesdienste, Kinder- und Schulgottesdienste

304.

Wochengottesdienste, Betstunden, Andachten

305.

Bibelstunden, Bibelwochen

306.

Besondere Gottesdienste und Veranstaltungen (Örtliche Kirchenfeste, Kirchenjubiläen, Missionsfeste, Gottesdienste im Freien)

307.

Kirchenmusik

3071.

Gemeindegesang, Gesangbuch, Choralbuch

3072.

Kirchliche Chor- und Singekreise

3073.

Musik bei Amtshandlungen

3074.

Kirchenkonzerte

3075.

Posaunenchor

3076.

Kirchenmusikalische Tagungen

308.

Geläute, Läuteordnung

309.

Sonstiges (Kirchenzettel, Abkündigungen, Sakristeibuch)

31.

Amtshandlungen

310.

Allgemeines

311.

Taufe, Patenschaft

312.

Konfirmation

3120.

Allgemeines

3121.

Konfirmationsordnung

3122.

Frühkonfirmation, Nachkonfirmation

3123.

Silberne und Goldene Konfirmation

313.

Beichte, Privat-, Krankenkommunionen (Allgemeine Abendmahlsfeiern siehe 301)

314.

Trauung

3141.

Ehejubiläen

3142.

Nachtrauungen

315.

Bestattung (Begräbnis, Feuerbestattung, Urnenbeisetzung)

319.

Sonstiges

32.

Aufzeichnungen der Amtshandlungen (Kirchenbuchwesen)

320.

Allgemeines

321.

Kirchenbuchführung

322.

Beurkundung (Kirchenbuchausfertigungen)

323.

Prüfung der Kirchenbücher

324.

Berichtigungen und Nachträge

325.

Zweitschriften, Nebenbücher, Sammlung der Anmeldeformulare

326.

Wiederherstellung von Kirchenbüchern

327.

Verkartung und Ablichtung der Kirchenbücher

328.

Familienforschung

329.

Sonstiges

33.

Jugendunterweisung

330.

Allgemeines

331.

Religionsunterricht, Christenlehre

3311.

Kirchliche Erziehungskammer

3312.

Erziehungsausschuss

332.

Konfirmandenunterricht

3320.

Allgemeines

3321.

Katechumenenunterricht, Vorkonfirmandenunterricht

3322.

Konfirmandenunterricht

3323.

Kirchliche Unterweisung im Jugendalter (Unterricht für Nachkonfirmation)

3324.

Prüfungen

3325.

Konfirmandenlisten

333.

Kirche und Schule

334.

Katechetische und religionspädagogische Arbeitsgemeinschaften

335.

Evangelische Elternarbeit

336.

Konfirmanden- und Jugendrüstzeiten
(Arbeit der Jugendpfarrer siehe 346, 3523, 3529, Kindergärten siehe 3521, 523)

339.

Sonstiges

34.

Seelsorge und besondere Gottesdienste

340.

Allgemeines

341.

Seelsorge in Anstalten und unter besonderen Verhältnissen nach Bedarf 4stellig z. B. in Krankenhäusern, Gefängnissen, Siedlungen, an Blinden und Taubstummen, an Auswärtigen, Schiffer- und Seemannsseelsorge, Diasporaseelsorge, Strafsachen gegen Gemeindeglieder

342.

Jubiläen von Gemeindegliedern

343.

Schutz des Gemeindelebens (Kirchenzucht, Einspruch gegen öffentliche Ärgernisse, Ausschüsse)

344.

Sonn- und Feiertagsschutz

345.

Bekämpfung von Volksschäden (Alkoholismus u. a.)

346.

Jugendsachen (Jugend- und Gerichtshilfe, siehe auch 364)

347.

Ehesachen

348.

Pfarramtliche Bescheinigungen (Patenbescheinigungen, Ausstellung von Dimissorialen)

349.

Sonstiges

35.

Gemeindeleben, Gemeindearbeit, Gemeindepflege

350.

Allgemeines

351.

Arbeit an der Gesamtgemeinde

3511.

Gemeindeabende

3512.

Bibelverbreitung

3513.

Volksmission, Evangelisation

3514.

Evangelischer Lichtbild- und Filmdienst

3515.

Mitarbeiterbesprechungen, Helferkreise, Helferrüstzeiten

352.

Gemeindearbeit, Gemeindepflege im Einzelnen

3521.

an den Kleinkindern (Krippe, Kindergarten)

3522.

an der schulpflichtigen Jugend (Bibelkreise, Kinderhort)

3523.

Gemeindearbeit an jungen Männern, Junge Gemeinde (Jugendkreise)

3524.

Gemeindearbeit an jungen Mädchen, Junge Gemeinde (Mädchenkreise)

3525.

Gemeindearbeit an Männern

3526.

Gemeindearbeit an Frauen

3527.

Dienst an den Alten

3529.

Sonstiger Jugenddienst (Gemeindearbeit des Jugendpfarrers)

353.

Pressearbeit

3531.

Kirchliche Presse (Gemeindeblatt, Sonntagsblatt, Gemeindebrief)

3532.

Weltliche Presse

354.

Öffentlichkeitsarbeit der Kirche (Hilfe an weltlichen Veranstaltungen, Evangelische Akademie, Kirchliche Volkshochschulen u. a.)

355.

Beziehungen zu außerkirchlicher Volksbildung, Kirche und Film, Rundfunk

356.

Christliche Kunst und Wissenschaft

359.

Sonstiges

36.

Liebes- und Fürsorgetätigkeit

360.

Allgemeines

361.

Kirchliche Sammlungen (Kollekten, Opfer)

3611.

Landeskirchliche Kollekten (Kirchenkollekten, Klingelbeutel-, Korbsammlungen)

3612.

Sprengelkollekten

3613.

Örtliche Kollekten

3614.

Sonstige gottesdienstliche Sammlungen

3615.

Haus- und Straßensammlungen

3616.

Opfergroschen

362.

Armen- und Krankenfürsorge (Seelsorge siehe Ziffer 341)

363.

Kinder- und Jugendfürsorge

364.

Gefährdetenfürsorge

365.

Kirchliches Hilfswerk, Sprengelstelle des Hilfswerkes und der Inneren Mission, Kirchliches Bezirkswohlfahrtsamt

366.

Beziehungen zu außerkirchlicher Wohlfahrtsarbeit

367.

Sonstige Soziale Arbeit

368.

Umsiedlerfürsorge

369.

Sonstiges

37.

Innere und Äußere Mission

370.

Allgemeines

371.

Innere Mission (Kreis- und Bezirksstellen, Einrichtungen, Anstalten)

372.

Äußere Mission

3721.

Veranstaltungen, Vorträge

3722.

Mitarbeiter

3723.

Beihilfen

38.

Kirchliche Werke

380.

Allgemeines

381.

Gustav-Adolf-Werk

382.

Evangelischer Bund

383.

Martin-Luther-Bund

384.

Kirchengeschichtliche Arbeitsgemeinschaft, Verein für Kirchengeschichte

389.

Sonstiges

4.
Finanzverwaltung

(Aktendeckel orange)

40.

Allgemeines, Lagerbuch, Versicherungen

400.

Allgemeines

401.

Verzeichnis der Vermögensteile (Lagerbuch)

402.

Versicherungen

4021.

Haftpflicht-, Unfallversicherung (Sozialversicherung siehe 245; Hagelversicherung; Feuerversicherung siehe 5021)

4022.

Versicherung der Geistlichen

4023.

Versicherung der Angestellten und Arbeiter (Sozialversicherung siehe 245)

409.

Sonstiges (etwaige Rechtsstreitigkeiten, jeder Rechtsstreit für sich)

41.

Grundvermögen, Liegenschaften

410.

Allgemeines

411.

Grundstücke, Einzelnes, Kauf, Verkauf, Tausch, Enteignung und andere Inanspruchnahme, Unterteilung nach Eigentümer, z. B. Kirchengemeinde, Kirche, Pfarre, Pfarrwittum, Küsterei oder nach sonstiger Bezeichnung

412.

Verpachtung der Grundstücke, auch Baupachtverträge (Unterteilung wie zu 411)

413.

Erbpachten, Erbbaurechte (Unterteilung wie zu 411)

414.

Forsten und Ödländereien (auch Aufforstung und Kultivierung)

415.

Unterlagen über Grundstücke, Veränderungen im Grundbuch und Kataster

4151.

Grundbuchsachen

4152.

Katastersachen

416.

Wege- und Wassersachen

417.

Bergbau, Erdöl- und Kali-Verträge

418.

Gemeindeteilungssachen, Flurbereinigungen, Rezesse, Umlegungsverfahren

419.

Sonstiges

42.

Geldvermögen

420.

Allgemeines

421.

Kapitalien, Einzelnes
(Unterteilung nach Eigentümer oder sonstiger Bezeichnung wie zu 411)

4210.

Hypotheken

4211.

Wertpapiere

4212.

Sparkassenguthaben

4213.

Sonstige Kapitalien

422.

Aufwertung, Währungsreform

423.

Laufende Verwaltung der Kapitalien

4231.

Verkehr mit Banken und Sparkassen

424.

Verbindung mit Genossenschaften, Spar- und Darlehnskassen

425.

Anleihen, ausgeliehene Kapitalien

429.

Sonstiges

43.

Nutznießungen, Gefälle

430.

Allgemeines

431.

Einzelnes (Unterteilung nach Eigentümer oder sonst. Bezeichnung wie zu 411)

432.

Holzberechtigungen

433.

Hand- und Spanndienste

434.

Ablösungen (Unterteilung wie zu 411)

439.

Sonstiges

44.

Gebühren

440.

Allgemeines

441.

Einzelnes (Unterteilung nach Empfänger oder sonstiger Bezeichnung wie zu 411, Kirchhofsgebühren siehe 5944)

442.

Gebühren zu Amtshandlungen, Kirchenbuchausfertigungen und Sonstige

443.

Aufhebung von Gebühren (Stolgebühren, Vierzeitengeld)

449.

Sonstiges

45.

Kirchensteuern

450.

Allgemeines

451.

Kirchensteuerbeschluss

452.

Steuersoll, Veranlagung (Kirchensteueramt)

453.

Erhebung der Kirchensteuern (Kirchensteueramt)

454.

Einsprüche, Stundungs-, Erlassanträge

455.

Einziehung der Kirchensteuern (Kirchensteueramt)

456.

Zuweisungen an die Kirchengemeinden durch die Kirchenbehörde aus Kirchensteuermitteln

459.

Sonstiges

46.

Schenkungen, Stiftungen, Legate
(Nach Bedarf)

47.

Lasten, Steuern, Abgaben, Umlagen

470.

Allgemeines

471.

Öffentliche Steuern (Grundsteuer, Hauszinssteuer, soweit nicht bei Verpachtung geregelt, Einheitsbewertung der Grundstücke)

472.

Sonstige Lasten am Grundbesitz

4721.

Öffentlich-rechtliche Lasten und Abgaben von Grundbesitz, Anliegerbeiträge usw.

4722.

Privatrechtliche Belastung der Grundstücke, Grunddienstbarkeiten

473.

Kreiskirchliche Umlage

474.

Landeskirchliche Umlage

479.

Sonstiges

48.

Vermögensverwaltungen aus besonderem Anlass

480.

Allgemeines

481.

Die Kirche betr.

482.

Die Pfarre betr., z. B. Melioramente, Auseinandersetzungen zwischen Amtsvorgänger und Nachfolger

483.

Küsterei

484.

Trennung der Vereinigten Küster- und Schulämter (Vermögensauseinandersetzung zwischen Kirche und Schule)

489.

Sonstiges

49.

Kassen- und Rechnungswesen, Haushaltsplan

490.

Allgemeines

491.

Haushaltsplan (Voranschlag, Aufstellung, Genehmigung)

492.

Laufende Verwaltung der kirchlichen Kassen (Unterteilung nach Bedarf: Pfarrkasse, Kirchenkasse, Verkehr mit dem Rentamt, Beihilfen und Zuschüsse aus landeskirchlichen Mitteln usw.)

493.

Verwaltung der Fonds

494.

Ordentliche und außerordentliche Prüfung der kirchlichen Kassen

495.

Rechnungslegung (Jahresrechnung)

496.

Aufbewahrung der Rechnungsbelege

499.

Sonstiges

5.
Gebäude und Kirchhof (Friedhof)

(Aktendeckel gelb)

50.

Allgemeines

500.

Allgemeines

501.

Überwachung der kirchlichen Gebäude durch kirchliche und staatliche Organe (Denkmalsschutz, Bauberichte)

502.

Schutzmaßnahmen

5021.

Feuerversicherung

5022.

Blitzschutz

5023.

Sonstige Sicherungsmaßnahmen

503.

Kriegsschäden

504.

Beleuchtung, Heizung, Wasserversorgung, Reinigung
(Straßenreinigung, Schornsteinfeger, Müllabfuhr je nach Bedarf 4-stellig)

505.

Schmuck der kirchlichen Gebäude (Beflaggung)

509.

Sonstiges

51.

Kirche – mehrere Kirchen sind durch kleine Buchstaben zu bezeichnen

510.

Allgemeines

511.

Bau (Lageplan, Bauplatz, Baubeschlüsse und -verträge, Baubeschreibung)

512.

Unterhaltung und Ausbesserung, Baubericht

513.

Einzelne Teile und Zubehör

5131.

Turm, Uhr, Glocken, Läutwerk

5132.

Orgel, Orgelantrieb, sonstige Musikinstrumente

5133.

Altar, Kanzel, Gestühl, Kunstdenkmäler, Gedenktafeln

5134.

Beleuchtungsanlage

5135.

Heizungsanlage

5136.

Sonstige Anlagen (Schwerhörigenanlage, Lautverstärker, Lichtbildanlage)

514.

Reinigung, Beleuchtung und Heizung

515.

Kirchliches Inventarverzeichnis (Vasa sacra, Paramente, Altargegenstände)

516.

Gottesdienstl. Zubehör (Abendmahlswein, Hostien, Kerzen)

517.

Einräumung der Kirche zu nichtevangelischen Gottesdiensten und außergottesdienstlichen Veranstaltungen

518.

Gärtnerische Anlagen, Gefallenengedenksteine

519.

Sonstiges

52.

Gemeindehaus, Gemeinderäume – mehrere Häuser werden durch Hinzufügung eines kleinen Buchstabens bezeichnet

520.

Allgemeines

521.

Gemeindehaus

5211.

Bau (Lageplan, Bauplatz, Baubeschlüsse und -verträge, Baubeschreibung)

5212.

Unterhaltung, Ausbesserung, Baubericht

5213.

Benutzung und Vermietung (Gebühren, Verträge)

5214.

Reinigung, Beleuchtung, Heizung

522.

Gemeindesaal, Konfirmandensaal

523.

Kinderschule, Kindergärten

524.

Vermietung von Räumen für verschiedene Zwecke

529.

Sonstiges

53.

Pfarrhaus – mehrere Pfarrhäuser werden durch Hinzufügung eines kleinen Buchstabens bezeichnet

530.

Allgemeines

531.

Bau (Lageplan, Bauplatz, Baubeschüsse und -verträge, Baubeschreibung)

532.

Unterhaltung und Ausbesserung, Baubericht

533.

Benutzung und Vermietung (Gebühren, Verträge)

534.

Reinigung, Beleuchtung, Heizung

535.

Pfarrgarten und -hof

536.

Nebengebäude

539.

Sonstiges

54.

Pfarrwitwenhaus

540.

Allgemeines

541.

Bau (Lageplan, Bauplatz, Baubeschlüsse und -verträge, Baubeschreibung)

542.

Unterhaltung und Ausbesserung, Baubericht

543.

Benutzung und Vermietung (Gebühren, Verträge)

549.

Sonstiges

55.

Küster-, Kirchenmusikerhaus – mehrere Häuser werden durch Hinzufügung eines kleinen Buchstabens bezeichnet, siehe auch 56–58

550.

Allgemeines

551.

Bau (Lageplan, Bauplatz, Baubeschlüsse und -verträge, Baubeschreibung)

552.

Unterhaltung und Ausbesserung, Baubericht

553.

Benutzung und Vermietung (Gebühren, Verträge)

554.

Reinigung, Beleuchtung, Heizung

555.

Hausgarten

556.

Nebengebäude

559.

Sonstiges

56.–58.

Je nach Bedarf für andere kirchliche Gebäude (Einteilung wie zuvor)

59.

Kirchhof (Friedhof)

590.

Allgemeines

591.

Kirchhofsgelände (Erwerb, Lageplan, Umfriedung, Erweiterung). Die einzelnen Kirchhöfe werden durch Hinzufügung eines kleinen Buchstabens bezeichnet.

592.

Kirchhofsordnung

5920.

Allgemeines

5921.

Übersichtskarte, Grabstellenplan, Grabstellenregister, Kirchhofsbuch

5922.

Besondere Gräber (Berühmte Persönlichkeiten, Pfarrer, Lehrer, Kirchenmusiker, Krieger, Flüchtlings-Pflegegräber)

5923.

Grabdenkmäler

593.

Kirchhofsgebäude

5931.

Kapelle

5932.

Leichenraum

5933.

Krematorium

5934.

Verwaltungsgebäude
(Kirchhofspersonal siehe 237)

594.

Kirchhofsverwaltung

5941.

Beerdigungen, Genehmigungen, Anmeldungen

5942.

Urnenbeisetzungen, Genehmigungen, Anmeldungen

5943.

Nutzungen (Grabstellenzuweisungen)

5944.

Gebühren

5945.

Kassen- und Rechnungsführung (siehe auch 490 ff.)

5949.

Sonstiges

Muster C
zu Ziffer IIIa

Titelblatt

Bestandsverzeichnis

der bei der ____________________

Kirchengemeinde ____________________

geführten Akten,
umfassend die Zeiträume

A.

vor Einführung der „Richtlinien für das Registratur- und Aktenwesen“, etwa von ____________________ bis ____________________

B.

nach Einführung der „Richtlinien“ ab ____________________

Abteilung A. (Vor der Einführung der „Richtlinien“)

Aktenzeichen

Sachgebiet

Band

Zeitraum des Inhalts

Verbleib

vom

bis

Anmerkung:
In diese Abteilung werden die älteren Akten mit der Bezeichnung ihrer Sachgebiete und den Aktenzeichen nach ihrer bisherigen Ordnung eingetragen.

IV 2a

Beispiel:
Bewirtschaftung des Pfarrhauses NN.

II

15.10.30

27.12.60

Archiv

Abteilung B. (Nach der Einführung der „Richtlinien“)

Akten-
Nr.

Sachgebiet

Band

Zeitraum des Inhalts

Verbleib

vom

bis

Anmerkung:
Diese Abteilung ist für die Eintragung der sich durch die Umstellung auf die „Richtlinien“ ergebenden neuen Akten bestimmt.

532

Beispiel:
Pfarrhaus NN. Unterhaltung usw.

I

4.1.61

Anlage D
zu Ziffer IV

Findbuch
(Bestandsverzeichnis)

des Archivs

der Kirchengemeinde ____________________

des Pfarrsprengels ____________________

Kirchenkreis ____________________

Angelegt im Jahre ____________________

von ____________________

Inhalt

I.

Die Akten der Registratur

A.

Die Akten, die vor der Einführung der Richtlinien für das Registratur- und Aktenwesen der Evangelischen Kirchengemeinden in Berlin-Brandenburg angelegt worden sind.

B.

Die Akten, die nach der Einführung der Richtlinien für das Registratur- und Aktenwesen der Evangelischen Kirchengemeinden in Berlin-Brandenburg angelegt werden.

II.

Die Akten der Repositur (Archivreife Akten)

III.

Die Urkunden

IV.

Die Kirchenbücher

V.

Die Zivilstandsregister

VI.

Die Rechnungen

VII.

Sonstige Handschriften

VIII.

Karten, Skizzen, Zeichnungen

IX.

Die Kirchenbibliothek

X.

Die Pfarrbücherei

II. Die Akten der Repositur (Archivreife Akten)
Abteilung I: Akten des bisherigen Archivs

Aktenzeichen

Sachgebiet

Band

Zeitraum des Inhalts

In Archiv übernommen

vom

bis

am

Beispiel:

C 2

Pfarrstellen und Pfründen-
angelegenheiten

I

7.9.
1793

14.10.
1835

1835

Abteilung II: Ältere archivierte Akten, bis zur Einführung der Richtlinien

Aktenzeichen

Sachgebiet

Band

Zeitraum des Inhalts

In Archiv übernommen

vom

bis

am

Beispiel:

IV 2a

Bewirtschaftung des Pfarr-
hauses NN.

I

15.10.30

27.12.60

29.12.60

Abteilung III: Neuere, seit Einführung der Richtlinien archivierte Akten

Akten-
Nr.

Sachgebiet

Band

Zeitraum des Inhalts

In Archiv übernommen

vom

bis

am

Beispiel:

5211

Neubau des Gemeindehauses

I u. II

10.3.58

14.1.61

20.1.61